Nie jest tajemnicą, że Wielka Brytania boryka się z ogromnym problemem oszustw. Uważa się, że przestępczość gospodarcza kosztuje Wielką Brytanię jako całość do 350 miliardów funtów rocznie, a oszustwa stanowią 40% wszystkich zgłoszonych przestępstw. Krajowa usługa zgłaszania oszustw związanych z działaniami miała w zeszłym roku do czynienia z około milionem kontaktów, co odpowiadało zgłoszonym stratom w wysokości ponad 2,3 miliarda funtów.
W ostatnich miesiącach opublikowano dwa ważne dokumenty rządowe: drugi plan zwalczania przestępczości gospodarczejktóry przeznaczy 400 milionów funtów na ten obszar w ciągu najbliższych trzech lat, oraz nową strategię dotyczącą oszustw w którym wyszczególniono, w jaki sposób oszustwa będą zwalczane poprzez zwiększenie zasobów dla organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych, lepsze zgłaszanie i śledzenie oszustw, nowe technologie i ściślejszą współpracę z sektorem prywatnym. Szczególną uwagę rządu przyciągnie atakowanie oszustów, rozliczanie platform technologicznych i upewnianie się, że sektor technologiczny nie sprzyja oszustwom.
Chociaż zadawane są uzasadnione pytania dotyczące zasobów brytyjskich organów ścigania, organy te (w tym Urząd ds. Poważnych Nadużyć Finansowych, Krajowa Agencja ds. przestępczość.
Dla każdej firmy i jej personelu wpływ dochodzenia w sprawie oszustwa przez organy ścigania może być znaczący i może obejmować utratę reputacji, kwestie prawa pracy i ryzyko sporów cywilnych, a także reperkusje finansowe. Może tak być nawet wtedy, gdy dochodzenie nie zakończy się ostatecznie postawieniem zarzutów karnych lub ustaleniem organów regulacyjnych.
Jak więc pracownicy firmy mogą zapewnić, że ich firma jest najlepiej chroniona w tym scenariuszu? Należy pamiętać o kilku kluczowych kwestiach:
1. Uzyskaj prawnika: Od momentu rozpoczęcia śledztwa należy podjąć wiele ważnych decyzji, z których każda ma poważne konsekwencje prawne. Uzyskanie solidnej, pragmatycznej porady prawnej od doświadczonego specjalisty prawnika na wczesnym etapie nieuchronnie zaoszczędzi czasu, pieniędzy i nerwów w późniejszym czasie. Prawnik będzie działał jako ważny zawodowy pośrednik – umożliwiając płynniejszą komunikację ze śledczym – i pomoże zapewnić „równość broni”, w przypadku gdy Twoja firma może czuć się zniechęcona w kontaktach z agentem państwowym.
Korzystając z pomocy prawnika, Twoja firma może również zapewnić, że cała istotna komunikacja dotycząca udzielania porad prawnych jest chroniona tajemnicą zawodową prawników (LPP), jedną z najważniejszych ochrony prawa angielskiego. W przypadku, gdy LPP stosuje się do dokumentu, może on zgodnie z prawem zostać zatrzymany przed organem ścigania (lub przeciwnikiem postępowania sądowego).
2. Uczyń poufność priorytetem: W celu zapewnienia ochrony LPP oraz ograniczenia szkód ubocznych (zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych firmy) wynikających z wycieku informacji, komunikacja związana z dochodzeniem powinna być ściśle poufna. Pomocne będzie podjęcie kroków, takich jak użycie kryptonimu projektu, utrzymywanie jak najmniejszego „kręgu wiedzy” i stosowanie bezpiecznych metod komunikacji. Ze względu na posiadaną wiedzę fachową starsi specjaliści IT są często częścią wewnętrznego kręgu dochodzenia, a cały personel IT powinien być dobrze przeszkolony, aby rozumieć swoje obowiązki w zakresie zachowania poufności.
3. Rozważ zatrzymanie dowodów: Jeżeli odpowiednie materiały zostaną zmienione lub zniszczone, zanim śledczy będzie w stanie je odzyskać, może to zaszkodzić dochodzeniu organów ścigania – w najlepszym przypadku może to zaszkodzić relacjom Twojej firmy z agencją dochodzeniową; w najgorszym przypadku może to prowadzić do postawienia zarzutów karnych. Jedną z ważnych wczesnych decyzji będzie to, jaki materiał jest istotny, gdzie się znajduje i jak go zachować. Należy podjąć kroki w celu zawieszenia zasad niszczenia dokumentów i, w stosownych przypadkach, wystosować zawiadomienia o wstrzymaniu do opiekunów odpowiednich danych. Innym ważnym zadaniem, które zwykle przypada zaufanemu personelowi IT, będzie zapewnienie ochrony materiałów elektronicznych dotyczących osób objętych dochodzeniem lub świadków poprzez obrazowanie i tworzenie kopii zapasowych kont e-mail i repozytoriów plików.
4. Kontakty z władzami: W wielu przypadkach w najlepszym interesie Twojej firmy będzie pełna i dobrowolna współpraca z władzami w zakresie dostarczania informacji; może to pomóc uniknąć egzekwowania prawa przez niektóre z jego najbardziej destrukcyjnych uprawnień. Ale istotne względy dla firm są bardzo zróżnicowane. Na przykład ważne jest, aby upewnić się, że wszelkie drogi odpowiedzialności i związane z tym ryzyko dla firmy są w pełni zrozumiałe. Czas, charakter i sposób komunikacji często mogą przechylić szalę, a reprezentacja prawna ma tu kluczowe znaczenie.
5. Nie zapomnij o kwestiach związanych z prywatnością danych: Prywatność danych jest szczególnie złożoną dziedziną prawa, w której należy wyważyć wiele konkurujących ze sobą interesów. Na wszystkich etapach dochodzenia istnieje duża szansa, że Twoja firma będzie zaangażowana w przetwarzanie danych osobowych, a czasem wrażliwych. Możesz zostać poproszony – lub zobowiązany – do przesłania danych podmiotowi zewnętrznemu. Przeprowadzenie odpowiedniej oceny wpływu na prywatność danych jest zalecanym wczesnym krokiem, który pozwala Twojej firmie zrozumieć i ocenić ryzyko w tym obszarze i staje się częścią ścieżki audytu kroków podjętych w cyklu życia dochodzenia.
Caroline Day jest partnerem, a Phil Taylor profesjonalnym prawnikiem pomocniczym w zespole postępowań karnych w kancelarii Kingsley Napley LLC.