W ramach programu Making Finance Brilliant firma BT wdraża SAP S/4Hana dla finansów, aby zapewnić cyfrowy rdzeń usprawniający zakupy. Firma przeprowadziła również migrację swoich dostawców do platformy zaopatrzeniowej SAP Ariba i wdraża SAP Concur do zarządzania wydatkami.
Firma BT Sourced, oddzielna firma zajmująca się zaopatrzeniem w branży telekomunikacyjnej, wdrożyła niedawno platformę inteligentnego pozyskiwania opartą na sztucznej inteligencji (AI) firmy Globality, aby zmienić sposób, w jaki pracownicy pozyskują i nabywają usługi.
Dyrektor ds. zakupów w firmie BT, Cyril Pourrat, opisuje rolę BT Sourced jako „kupowanie właściwych rzeczy po właściwej cenie”.
Jest to ważna kwestia, biorąc pod uwagę firmę wydaje miliardy rocznie na zakupach rzeczy. „Absolutnie skupiliśmy się na naszej bazie kosztowej dla wszystkich naszych interesariuszy i akcjonariuszy” — mówi.
Dla firmy Pourrat system zaopatrzenia musi nie tylko śledzić zamówienia i zapewniać bezpośrednie porównanie towarów i usług. Możliwość pobierania danych historycznych z systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i śledzenia zakupów w całej Grupie BT jest kluczem do zrozumienia trendów wydatków i prowadzenia bardziej świadomych negocjacji z dostawcami.
Zamówienia z różnicą
Firma BT Sourced, której siedziba mieści się w Dublinie, została założona w 2021 r. w celu przeprowadzania transformacji cyfrowej w całej funkcji zaopatrzenia firmy.
Podobnie jak inne firmy telekomunikacyjne, wydatki na zamówienia stanowią znaczną część rocznych obrotów firmy. Ale podczas gdy konkurencyjne firmy prowadzą również oddzielne operacje zakupowe, Pourrat chce, aby BT Sourced było inne.
„Chcemy, abyś w pełni wykorzystał sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe i ekosystem cyfrowy, aby pozycjonować się inaczej niż inne firmy zajmujące się zamówieniami”, mówi. „Naprawdę wierzymy, że technologia cyfrowa jest właściwą drogą. W ten sposób technologia umożliwi zmianę zamówień”.
„Naprawdę wierzymy, że technologia cyfrowa jest właściwą drogą. W ten sposób technologia umożliwi zmianę zamówień”
Cyril Pourrat, źródło BT
Mówi, że nawet ludzie, którzy nie są specjalistów ds. zakupów potrafi korzystać z platformy Globality. Dla firmy Pourrat oprogramowanie dla przedsiębiorstw musi być „klasy konsumenckiej”, co oznacza, że użytkownicy nie potrzebują szkolenia, aby je zrozumieć. „Chcemy, aby wszystko można było osiągnąć za pomocą dwóch kliknięć, a najlepiej po prostu mówiąc” — mówi.
W rzeczywistości Pourrat uważa użycie zapytań w języku naturalnym w takim oprogramowaniu dla przedsiębiorstw za sposób na uproszczenie pracy. Chociaż toczy się wiele dyskusji na temat ChatGPT i tego, jak może zastąpić niektóre role w branży, Pourrat uważa, że rola zespołu zaopatrzeniowego nie zniknie.
Zespół, jak mówi, skoncentruje się na bardziej strategicznych obszarach zakupów. Na przykład dzięki większej widoczności możliwej dzięki cyfryzacji możliwe staje się dostarczanie predykcyjnych zamówień.
„Mamy wiele pomysłów”, mówi, ale system i obciążenie pracą zespołu zaopatrzeniowego sprawiły, że nie zostały one wdrożone.
Dla Pourrata obietnica przetwarzanie zapytań w języku naturalnym polega na tym, że znacznie uprości sposób interakcji użytkowników z oprogramowaniem biznesowym, które napędza proces zaopatrzenia.
Na przykład, mówi, użytkownicy muszą po prostu odpowiedzieć na zestaw pytań. „Po prostu wprowadzą swoją odpowiedź w języku naturalnym, a narzędzie będzie w stanie stworzyć zestawienie prac, które zostanie wysłane do naszych preferowanych dostawców” – mówi.
Po jej otrzymaniu dostawca może odpowiedzieć bezpośrednio za pomocą platformy zakupowej firmy BT, a użytkownik może śledzić jej postępy.
Analizowanie działań w celu informowania o działaniach
Chociaż istnieje tendencja do upraszczania przepływu pracy, aby użytkownicy nie musieli być specjalistami ds. zakupów, aby korzystać z systemu, Pourrat uważa, że rola zespołu ds. zamówień stanie się bardziej analityczna. Ilość punktów danych, które są w stanie zebrać, oraz umiejętność głębokiego nurkowania poprawią ich zrozumienie dostawców i pomogą w procesie podejmowania decyzji.
Mówi: „Co to znaczy, że poruszam się trochę bardziej w lewo lub trochę bardziej w prawo? Jakie są konsekwencje?” Mówi, że w przeszłości osoby pracujące w zakupach potrzebowały dużej wiedzy w dziedzinie, w której się specjalizowały, aby podejmować takie decyzje.
Pourrat ma zespół sześciu analityków danych pracujących nad tym, co firma określa jako „negocjacje i analizy”. Chodzi o to, aby wyjść poza zwykłe prezentowanie informacji na desce rozdzielczej. Zamiast tego celem jest przyjrzenie się, w jaki sposób wszystkie gromadzone dane można wykorzystać do ulepszenia sposobu negocjowania przez firmę BT z dostawcami.
„Znamy wzorce zakupów i możemy przyjrzeć się zamówieniom z ostatnich trzech lat” — mówi. Uzbrojony w te informacje Pourrat twierdzi, że zespół zaopatrzeniowy może następnie przeprowadzić konwersję z osobami w jednostkach biznesowych firmy BT odpowiedzialnymi za zakupy.
Poziom szczegółowości danych dotyczących zamówień pozwala zrozumieć, ile miesięcznie wydaje się na konkretnego dostawcę. Staje się to odskocznią do zamówień predykcyjnych.