Barnsley stała się jedną z pierwszych gmin, które wdrożyły narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji (GenAI). w całej organizacji w ramach sześciomiesięcznego okresu próbnego Copilot dla Microsoft 365, który, jak ma nadzieję, odciąży część personelu administracyjnego.
Władze lokalne stały się być może nieoczekiwanym poligonem doświadczalnym dla poszukiwań GenAI oszczędności i wzrost produktywności.
Sektor publiczny jest często postrzegany jako niechętny ryzyku, ponieważ wydaje publiczne pieniądze i opiekuje się niektórymi z najbardziej bezbronnych osób w społeczeństwie, co stwarza ogromne poczucie odpowiedzialności, powiedziała Wendy Popplewell, dyrektor wykonawcza Core Services w Barnsley Council.
„Ale to nie powinno dławić naszej kreatywności” – powiedziała Computer Weekly. „Ludzie zawsze byliby zaskoczeni, gdyby dowiedzieli się, że innowacje mają miejsce w sektorze publicznym – cóż, właściwie muszą. Nie mamy innej opcji. Przed nami naprawdę trudne wyzwania i musimy świadczyć nasze usługi. Jedyne, co możemy zrobić, to wprowadzać innowacje”.
Popplewell powiedział, że samorząd nadal świadczy te same usługi, co 10 czy 12 lat temu, ale prawdopodobnie dysponując budżetem o połowę mniejszym i zatrudniając połowę personelu.
„Zawsze staramy się znaleźć sposoby na najlepsze wykorzystanie zasobów, ale jednocześnie troszczymy się o siłę roboczą” – powiedziała. „Starają się wykorzystać to, co mamy, najlepiej jak potrafią, a wymagania są coraz większe.
Rada rozpoczęła proces od około 300 osób Licencje drugiego pilota koniec zeszłego roku. „Zaoferowaliśmy je praktycznie każdemu, kto tego chciał, i myślę, że przyciągnęło to pierwszych użytkowników, którzy chcieli od razu z nich skorzystać” – powiedział Popplewell.
Zwrot z inwestycji
W styczniu dostęp do Copilot został rozszerzony na wszystkich pracowników samorządowych posiadających laptopy – około 2300 osób – w ramach sześciomiesięcznego okresu próbnego technologii GenAI. Chodzi o to, aby zobaczyć, jakie przypadki zastosowania wymyślą pracownicy i czy rada może uzyskać zwrot z inwestycji poczynionej w sztuczną inteligencję.
„Musimy mieć pewność, że ta technologia przyniesie nam korzyści i wykorzystujemy na to te sześć miesięcy” – powiedziała.
Rada jest już w połowie okresu próbnego, a Popplewell powiedział, że z Copilot korzysta około 60% personelu, który ma do niego dostęp. Liczba ta jest wyższa, niż się spodziewała, a prym wiodą takie departamenty, jak usługi korporacyjne, zdrowie publiczne oraz opieka społeczna dla dzieci i dorosłych.
Rada zatrudnia 180 pracowników, którzy pracują jako wolontariusze jako mistrzowie Copilot, których nazywa „załogą lotniczą”, którzy mogą pomóc mniej pewnym siebie pracownikom w korzystaniu z narzędzi. Rada organizuje także pokazy, warsztaty i cotygodniowe stand-upy organizowane przez Popplewella, a także sesje szkoleniowe i instruktaże.
Powiedziała, że jak dotąd zdolność Copilota do podsumowywania informacji jest szczególnie przydatna dla personelu. W szczególności pomogło to pracownikom uporać się z, jak to określiła, „poświątecznym strachem” przed powrotem do skrzynki odbiorczej wypełnionej e-mailami. Copilot utworzy podsumowanie i listę tego, co pracownicy muszą dzisiaj zrobić i co mogą usunąć.
„W przypadku pracownika znajdującego się pod presją jest to po prostu coś, co trzeba zdjąć z barków” – stwierdziła. Pracownicy Rady korzystają również z tych narzędzi, aby sporządzać protokoły posiedzeń i pomagać w takich zadaniach, jak pisanie ofert o finansowanie i analizowanie danych.
Pilne interwencje
W opiece społecznej zespoły korzystają z narzędzia AI, aby reorganizować notatki z wizyt w dokładne zapisy podzielone na kategorie, oszczędzając godziny analiz, dzięki czemu pracownicy socjalni mogą ustalić priorytety wszelkich pilnych interwencji.
Narzędzia te można również wykorzystać do podsumowania dużych plików, gdy pracownicy socjalni zajmują się nową sprawą, podkreślając kluczowe informacje i czynniki ryzyka. Barnsley planuje także wykorzystać Copilot do przygotowania materiałów szkoleniowych w zakresie opieki społecznej oraz do filtrowania dużych zbiorów danych w celu sprawdzenia, czy zapisy są dokładne i aktualne.
„To tak, jakby dać każdemu asystenta, który może zlecić niektóre z tych powtarzalnych zadań komuś innemu” – powiedział Popplewell.
Mamy nadzieję, że zmniejszając obciążenie personelu administracyjnego, pracownicy będą mieli więcej czasu na pracę o większym wpływie. „Idea Copilot polega na tym, że w organizacji mamy wielu ludzi, takich jak pracownicy socjalni, specjaliści ds. kadr i specjaliści ds. finansów” – powiedziała. „Chcę, żeby się skupili na złożonych sprawach, którymi się zajmują, w których musimy podejmować decyzje, i tak jest nadal”.
Jedną z potencjalnych wad narzędzi GenAI jest ryzyko halucynacji związanych ze sztuczną inteligencją, które występują wtedy, gdy narzędzia po prostu same wymyślają różne rzeczy. Popplewell powiedział, że związane z tym ryzyko oznacza, że pracownicy muszą sami sprawdzać pracę i być świadomi ryzyka.
„Jako decydent nadal odpowiadasz za wszystko, co powstaje w ramach programu Copilot, w taki sam sposób, w jaki nigdy nie pisałbyś e-maila z zamkniętymi oczami i nie nacisnął przycisku „Wyślij”” – powiedziała. „Musisz to sprawdzić. Nadal jesteś odpowiedzialny. To cię nie zastąpi, po prostu trochę schudnie.
Dobre samopoczucie personelu
Część korzyści płynących ze stosowania GenAI będzie wynikać ze wspierania dobrego samopoczucia pracowników samorządowych poprzez zapewnienie im chwili wytchnienia, aby mogli skupić się na tym, co naprawdę ważne. Na przykład samorządy wydają dużo na pracowników agencji, którzy chcą wypełnić luki, gdy pracownicy są na zwolnieniu lekarskim.
Istnieje nadzieja, że jeśli pracownicy będą pracować krócej ze względu na mniejsze obciążenie administracyjne, poprawi to ich samopoczucie i zmniejszy prawdopodobieństwo zwolnienia lekarskiego, co pozwoli zaoszczędzić pieniądze samorządu.
„Chcę uwolnić ludzi, aby mogli wykorzystywać swoje umiejętności do bardziej złożonych prac i móc rozwiązywać więcej problemów” – powiedział Popplewell. „Myślę, że tam jest nagroda”.
Oprócz sposobów wykorzystania GenAI, w przyszłości mogą pojawić się dalsze aplikacje, takie jak wykorzystanie tych narzędzi do automatyzacji wprowadzania większej ilości danych w celu poprawy dokładności i przyspieszenia tworzenia raportów.
„Istnieje ogromny potencjał: dla nas to wierzchołek góry lodowej” – powiedziała. „Dzięki temu możemy być bardziej ambitni, mając swobodę działania i przestrzeń na innowacje. W Radzie Barnsley zawsze mówimy o byciu odważnym i tego właśnie chcemy. Daje nam przestrzeń dla tych ambicji.”