Wyjaśnienie wdrożenia Oracle w Radzie Miejskiej Birmingham: Co poszło nie tak?


Od 2024 r. Rada Miejska Birmingham jest jedną z wielu władz lokalnych stojących w obliczu kryzysu finansowego. Usługi lokalne są ograniczane, a podatki lokalne podwyższane. Nie jest to dobra wiadomość dla społeczności i mieszkańców korzystających z tych usług, ani dla gospodarstw domowych zmagających się z stale rosnącymi opłatami za rachunki.

W Birmingham problemy finansowe, przed którymi stoi, pogłębiają się brak wdrożenia systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) opartego na chmurze Oracle oraz system HCM (zarządzanie kapitałem ludzkim). Zastępują one wysoce spersonalizowaną implementację SAP, która została pierwotnie wdrożona w 1999 roku.

Podobnie jak wielu długoterminowych klientów SAP, rada miasta miała wybór: albo nawiązać współpracę z SAP w celu opracowania planu migracji do najnowszej wersji oprogramowania. System ERP w chmurze S/4Hanalub przejdź na zupełnie inną platformę. Wybrała tę drugą opcję, a do wdrożenia nowego systemu Oracle Cloud ERP i HCM wybrała firmę Evosys.

Od momentu uruchomienia w 2022 r. system Oracle wymagał ręcznej naprawy w celu rozwiązania problemów księgowych. Sprawozdanie finansowe rady za rok 2024 pokazuje budżet w wysokości 5,3 miliona funtów na ciągłe wsparcie i ręczne interwencje w systemie Oracle, w którym występują problemy.

Co było przed Oracle Cloud?

Pod koniec lat 90-tych Rada Miasta Birmingham rozpoczęła wdrażanie systemu SAP, który miał przekształcić usługi samorządu lokalnego. Kiedyś uważano, że jest to największe na świecie wdrożenie systemu SAP dla władz lokalnych, a do 2010 r. gruntowny remont IT, co wymagało wymiany znacznej liczby systemów wewnętrznych przez aplikacje SAP. Wdrożenie to obejmowało zmianę modelu świadczenia usług wspólnych oraz nowy model zintegrowanego pakietu aplikacji opartego na pakiecie oprogramowania SAP w celu wspierania procesu zarządzania finansami, zamówieniami i wynikami operacyjnymi samorządu.

Wdrożenie zostało zrealizowane terminowo, zgodnie z budżetem i odprawą kierowniczą. W tamtym czasie oczekiwano, że przyniesie to Birmingham korzyści biznesowe w wysokości 100 milionów funtów oszczędności i 15% wzrostu produktywności w ciągu pięciu lat.

Reklama

Zaangażował się także Birmingham City University, współpracując z firmą SAP nad kursem magisterskim z zarządzania systemami w przedsiębiorstwie, opracowanym w oparciu o certyfikację SAP. Zastępca przewodniczącego Rady Miejskiej Birmingham, Paul Tilsley, powiedział wówczas: „Będzie to nieocenione lokalne źródło wsparcia rozwoju naszej gospodarki cyfrowej i wzmocnienia umiejętności ICT niezbędnych do wspierania nowoczesnych lokalnych usług publicznych. Wierzę również, że jest to plan przyszłej współpracy między biznesem, środowiskiem akademickim i sektorem publicznym”.

Ze sprawozdania rady za rok 2016/17 wynika, że ​​w latach 2016/17–2018/19 przeznaczono 5,5 mln funtów na aktualizacje techniczne i oprogramowanie systemu SAP. Ulepszenia te były uzasadnione koniecznością zapewnienia aktualności systemu i dostosowania go do strategicznych kierunków rady oraz ograniczenia usług wsparcia.

Jak Birmingham przygotowało się na migrację ERP

Do 2018 roku Birmingham zdecydowało się dokonać przeglądu swoich przyszłych wymagań w zakresie finansów, zaopatrzenia, zasobów ludzkich i systemów płac. To zatrudniło Doradztwo społeczne jako część procesu mającego pomóc jej w zakupie nowego systemu ERP opartego na chmurze.

Zamówienie zostało udzielone firmie Insight Direct (UK) Ltd, in współpraca z firmą Evosyszakładając, że oba rozwiązania dostarczą to, co w raporcie Rady Miasta Birmingham dla gabinetu w 2021 r. opisano jako „nowe rozwiązanie” oparte na rozwiązaniu Oracle Cloud ERP.

Projekt wydaje się być nową realizacją. Birmingham dostrzegło pułapki związane z dostosowywaniem nowego oprogramowania dla przedsiębiorstw zamiast stosowania najlepszych praktyk wbudowanych w nowe wdrażane systemy Oracle. Przyznała również, że problemy regulacyjne w zarządzaniu logicznym oznaczałyby konieczność udostępnienia danych ze starego systemu SAP audytorom zewnętrznym, co potencjalnie oznaczałoby, że po uruchomieniu Oracle stary system musiałby działać znacznie dłużej.

Wśród korzyści biznesowych wynikających z przejścia do chmury jest to, że codziennymi operacjami i problemami technicznymi zarządza dostawca chmury, co oznaczało, że Birmingham potrzebowałoby zespołu administratorów SAP.

Finansowe uzasadnienie biznesowe modernizacji na 2021 r. wykazało, że system SAP obsługiwany przez firmę Capita kosztował samorząd 5,1 mln funtów rocznie. W ciągu dziewięciu lat od 2022/2023 do 2031/2032 będzie to wynosić 46 milionów funtów. W tym samym okresie system Oracle miał zaoszczędzić 563 tys. funtów w roku 2022/23 i 788 tys. funtów w roku 2023/2024, przy czym oszczędności skumulowały się w ciągu dziewięciu lat do 10,9 mln funtów.

Istnieją raporty sugerujące, że pierwotnie rada miasta planowała zmienić swoje istniejące procesy biznesowe, aby dopasować je do nowego systemu Oracle. Jednak sytuacja uległa zmianie i Oracle został dostosowany do obsługi istniejących procesów biznesowych w Birmingham.

Problemy stojące przed wdrożeniem Oracle Cloud

To przesunięcie punktu ciężkości z wdrażania gotowych procesów biznesowych Oracle wymagałoby transformacji biznesowej polegającej na dostosowaniu systemu Oracle do istniejących procesów biznesowych samorządu. Uważa się, że decyzja ta poważnie wpłynęła na zdolność rady do prawidłowego wdrożenia systemu Oracle i spowodowała opóźnienia i dodatkowe koszty.

Rozwiązanie Oracle ostatecznie wdrożono w 2022 r., ale od czasu wdrożenia Rada borykała się z problemami konfiguracyjnymi.

W kwietniu 2023 r. przewodniczący rady miejskiej John Cotton udzielił wywiadu dziennikowi „The”. Poczta z Birmingham, w którym opisał „katastrofalny” system Oracle, który pozostawił podatników z rachunkiem na 100 milionów funtów. Wymiana ERP i HCM, która pierwotnie miała kosztować około 19 milionów funtów, obecnie kosztowała samorząd znacznie ponad 100 milionów funtów.

Od chwili wprowadzenia na rynek system Oracle jest nękany problemami. Na przykład Rada Miasta Birmingham musiała ustabilizować i ulepszyć działanie oprogramowania. W szczególności system ERP błędnie księgował transakcje, co oznaczało, że utrzymanie dokładności systemu finansowego gminy wymagało znacznej pracy ręcznej.

Opóźnienia wystąpiły także we wdrażaniu modułów systemu, które umożliwiłyby posiadaczom budżetu łatwiejsze przeglądanie i prognozowanie wydatków budżetowych.

Na początku 2024 r. rada poinformowała, że ​​na rozwiązanie problemów potrzeba kolejnych 45 mln funtów, czyli oprócz wydanych już 85 mln funtów.

Brak możliwości uzyskania dokładnych danych finansowych doprowadził do dodatkowego sześciomiesięcznego opóźnienia w zamknięciu sprawozdań finansowych za poprzedni rok, ponieważ zespół finansowy musiał ręcznie korygować niedokładności. Sprawozdanie finansowe za 2024 r. wykazało, że liczba nieściągalnych długów rady wzrosła o 12,5 mln funtów. Chociaż ten niedobór wynika częściowo z kryzysu związanego z kosztami utrzymania, w raporcie stwierdza się, że „problemy z wdrożeniem systemu Oracle ERP Finance and HR również opóźniły podjęcie działań w zakresie egzekwowania prawa.

Co poszło nie tak z Oracle Cloud w Birmingham?

W raporcie Rady Miasta Birmingham dla gabinetu w 2021 r. omówiono problemy, jakie napotkała wówczas rada, wdrażając nowy system Oracle Cloud ERP.

Raport ilustruje wyzwania w migracja ze starszej wersji systemu ERP do konkurencyjnego produktu. Zwraca uwagę na problemy związane z rotacją personelu, które miały wpływ na poziom dostępnej wiedzy Oracle, oraz wskazuje na braki w procesach realizacji programu, co doprowadziło do przeglądu kontroli przeprowadzanego przez firmę Ernst & Young, w którym wezwano do wprowadzenia zmian w zarządzaniu.

Wskazuje również na opóźnienia w dacie uruchomienia Oracle. Oznaczało to, że rada miasta musiała przeprowadzić migrację starego systemu SAP na nowszy sprzęt i oprogramowanie oraz zapłacić firmie SAP kolejne 1,1 miliona funtów za kontynuację konserwacji i wsparcia.

Ogólnie rzecz biorąc, wydaje się, że rada nie doceniła pracy wymaganej do wdrożenia nowego systemu Oracle w pożądany przez siebie sposób.



Source link

Advertisment

Więcej

Advertisment

Podobne

Advertisment

Najnowsze

Które samochody obsługują kluczyk samochodowy w Apple Wallet?

Na WWDC w 2020 r. Apple ogłosiło nowa funkcja kluczyka samochodowego, która umożliwia kontrolowanie samochodu za pomocą aplikacji Portfel na iPhonie lub zegarku...

Funkcje Galaxy AI będą dostępne w telefonach Samsung ostatniej generacji – w tym w serii S21

Według nich Samsung planuje w przyszłym miesiącu udostępnić wybrane funkcje Galaxy AI kilku starszym flagowym telefonom i tabletom za pośrednictwem aktualizacji One UI...

Apple opowiada się za sprzedażą komputerów Mac wyposażonych jedynie w 8 GB pamięci RAM

Wraz z premierą MacBooka Pro M3 w zeszłym roku wielu recenzentów i klientów skrytykował firmę za w dalszym ciągu sprzedaż komputerów klasy premium...
Advertisment