Podobnie jak inne usługi chmury publicznej, oprogramowanie jako usługa (SaaS) dostawcy sprawiają, że zakup ich produktów jest niezwykle łatwy. Oznacza to, że subskrypcje aplikacji opartych na SaaS mogą łatwo stać się niemożliwe do zarządzania, co prowadzi do zdecentralizowanego IT i niekontrolowanych, marnotrawnych, niepotrzebnych wydatków na IT.
W przeszłości, zespół ds. zarządzania zasobami oprogramowania (SAM) został obarczony zadaniem zapewnienia, że systemy IT wdrożone w całej organizacji mają właściwe licencje na oprogramowanie. Ich rola umożliwiała podejmowanie lepszych decyzji w zakresie zakupu umów licencyjnych zbiorczych i zapobiegania nieautoryzowanemu korzystaniu z oprogramowania.
Według Flexeraktóra niedawno przeprowadziła ankietę, obowiązki SAM obejmują śledzenie wykorzystania SaaS (56%), dostarczanie danych i analiz w celu wsparcia bezpieczeństwa (56%), przygotowywanie się do odnowienia umów oprogramowania (58%) i utrzymywanie dokładnego spisu licencjonowanego wykorzystania oprogramowania (72%). Flexera zaleca, aby specjaliści ds. zarządzania zasobami IT (ITAM) zwiększyli współpracę z Operacje finansowe zespołów, ponieważ wykorzystanie i koszt oprogramowania SaaS i chmury przewyższają koszty oprogramowania lokalnego.
Dzięki SAM działy IT miały kiedyś dobry pogląd na wydatki na oprogramowanie. Instalacja komercyjnych aplikacji pakietowych mogła być regularnie audytowana, aby upewnić się, że organizacja przestrzega warunków licencji oprogramowania i pomóc jej uzyskać najlepszą wartość z licencji, które już zakupiła. W idealnym świecie programiści oprogramowania mieliby również dostęp do zatwierdzonego zestawu narzędzi programistycznych i bibliotek oprogramowania.
Prowadzenie ewidencji kosztów chmury
Chmura publiczna zmieniła kontrolę kosztów IT, a krajobraz IT ewoluował do tego stopnia, że zespoły inżynierów IT, które podejmują się inicjatyw chmurowych, korzystają z usług i mikrousług opartych na chmurze, aby tworzyć aplikacje znacznie szybciej, niż było to możliwe wcześniej, ponieważ Dale Vile, współzałożyciel Freeform Dynamicspodkreśla.
„Liczba ruchomych części i strumieni aktywności, które trzeba uwzględnić, aby uzyskać dokładny obraz kosztów, jest obecnie dość zniechęcająca” — mówi. „Przydzielenie tych kosztów różnym działom, systemom i inicjatywom biznesowym to ogromny ból głowy, biorąc pod uwagę ilość infrastruktury, zasobów i współdzielenia usług, które stały się normą w ostatnich latach”.
Nie tylko ciągłe śledzenie tych zasobów wymaga ciągłego wysiłku, ale niektóre usługi SaaS i oparte na chmurze, które dobrze sprawdzają się w przypadku wdrożeń pilotażowych, mogą okazać się nie najlepszym wyborem technologicznym, gdy weźmie się pod uwagę koszty związane ze szczytowym wykorzystaniem i wdrożeniami na dużą skalę.
W rzeczywistości badanie Forrester dotyczące operacji związanych z nowoczesnymi technologiami wykazało, że tylko 37% wszystkich specjalistów ds. technologii cyfrowych i IT (oraz 43% w przedsiębiorstwach) zgodziło się ze stwierdzeniem, że oprogramowanie w ich organizacji jest dobrze kontrolowane i zarządzane przez zespół zarządzający zasobami oprogramowania
Dwa lata temu analityczka Gartner Linda Leong ostrzegała, że większość organizacji skupia się na eliminacji „marnotrawstwa” w wydatkach na chmurę, zwykle w postaci bezczynnych lub niewykorzystanych zasobów. Wówczas namawiała liderów IT do wdrożenia technik inżynierii wydajności, po wyeliminowaniu marnotrawstwa, w celu poprawy wydajności aplikacji przy użyciu mniejszej liczby lub tańszych zasobów.
Na przykład, jeśli zespół aplikacji zmierza w kierunku szybkiego wprowadzenia produktu na rynek, Leong mówi, że firma może być skłonna ponieść wysokie początkowe koszty chmury, aby skrócić czas wprowadzania produktu na rynek. „Aplikacja może następnie przejść przez cykl optymalizacji kosztów, aby osiągnąć akceptowalne długoterminowe koszty i poprawić marżę zysku produktu” — dodaje.
Według Leonga największy kompromis zwykle dotyczy czasu programistów aplikacji. „Czas poświęcony na optymalizację kosztów to czas, który nie jest poświęcany na dodawanie nowych możliwości aplikacji, a niektórzy liderzy biznesowi priorytetowo traktują nowe możliwości, nie zwracając uwagi na to, jak koszty chmury wpływają na marże produktów”.
Chociaż koszty chmury są zazwyczaj ściśle powiązane z wykorzystaniem infrastruktury i platformy usług publicznych w chmurze przez organizacje, koszty SaaS mogą szybko wymknąć się spod kontroli, chyba że zostaną wprowadzone kontrole ograniczające nieautoryzowane aplikacje i użytkowanie. Na przykład szeroko nagłośnione przez Netflixa działania mające na celu ograniczenie udostępniania haseł ilustrują łatwość, z jaką każdy, kto ma tylko hasło, może uzyskać dostęp do usług premium. W świecie korporacyjnym zasady bezpieczeństwa IT i zarządzania często traktują udostępnianie haseł jako poważne naruszenie z powodu utraty danych i ryzyka cyberataków związanych z takim zachowaniem. Udostępnianie haseł prawdopodobnie stanie się naruszeniem umów SaaS i doprowadzi do niekontrolowanych kosztów.
Zarządzanie zasobami IT na wszystkich poziomach
W jego Dlaczego musisz przemyśleć swoje praktyki zarządzania zasobami oprogramowania W swoim raporcie Forrester zaleca liderom IT skupienie się na opracowaniu zintegrowanej strategii zarządzania zasobami IT w celu obsługi coraz bardziej złożonego środowiska IT, obejmującego chmurę, brzeg sieci i zmieniające się struktury licencjonowania.
Jednym z pojęć, które pojawią się, gdy liderzy IT będą badać opcje zarządzania kosztami SaaS, jest koncepcja FinOps (zobacz pudełko). Fundacja FinOps, która zapewnia ramy i najlepsze praktyki dla zarządzania finansowego zasobami w chmurze, definiuje Operacje finansowe jako: „Zrozumienie i optymalizacja wpływu licencji oprogramowania i inwestycji SaaS na strukturę kosztów i wartość chmury organizacji poprzez zrozumienie warunków licencjonowania, praw użytkowania i opcji cenowych specyficznych dla danego dostawcy”. Celem jest zaplanowanie odpowiedniego użytkowania, które minimalizuje nadmierne wdrożenie (ryzyko zgodności) lub niedostateczne wdrożenie (shelfware/waste).
To wspólny wysiłek. Fundacja FinOps zaleca współpracę między zespołami finansowymi, zaopatrzenia IT i prawnymi, podczas gdy Gartner Przewodnik po współpracy w zakresie zarządzania finansami w chmurze w celu zwiększenia efektywności FinOps w raporcie apeluje się do liderów biznesowych i zespołów ds. aplikacji o współpracę w zakresie budżetowania i prognozowania kosztów rozwiązań chmurowych.
Z perspektywy Gartnera ogólnym celem jest zapewnienie, że budżety i prognozy dotyczące chmury są zgodne z cyklem planowania biznesowego. Gartner twierdzi, że zespoły ds. pozyskiwania, zaopatrzenia i zarządzania dostawcami powinny wykorzystywać te prognozy do negocjowania cen i rabatów z dostawcami chmury. Firma analityczna zaleca również, aby szef finansów i inni liderzy wykonawczy otrzymywali raporty, które dostosowują koszty chmury do wskaźników biznesowych, aby mogli podejmować świadome decyzje.
Zarządzanie SaaS jest bardzo ważną częścią zarządzania zasobami oprogramowania. W nowoczesnej erze wysoce rozproszonego oprogramowania i siły roboczej, która nie jest już w pełni oparta na biurach, działy IT muszą zapewnić, że oferują szeroki zakres i głębię aplikacji, narzędzi programowych, mikrousług i, coraz częściej, dostęp do źródeł danych, których ludzie potrzebują do efektywnej pracy.
Bliska współpraca z menedżerami poszczególnych linii biznesowych może pomóc w zidentyfikowaniu braków w portfolio oprogramowania IT przedsiębiorstwa i uniknięciu ukrytych kosztów związanych z cień IT Zakupy SaaS i zrozumienie, jakie zasoby techniczne wykorzystują zespoły inżynierów oprogramowania.