Stephen Booth, dyrektor ds. informatyki w Uniwersytet w Coventry, jest poświęcony wykorzystaniu cyfrowej transformacji do poprawy doświadczeń uczniów. Jest tak zaangażowany, że spędził ponad 20 lat na wprowadzaniu zmian opartych na technologii w szybko rozwijającej się instytucji szkolnictwa wyższego.
„Chciałem pracować gdzieś, gdzie chodziło o dobro społeczne”, mówi. „Dla mnie edukacja ma duże znaczenie – dlatego tam jestem. Każdego dnia wchodzę i widzę moich klientów, którymi są studenci, i widzę, że robimy coś dobrego, co im pomaga”.
Jako technik z wykształcenia i pasji, Booth dołączył do Coventry w 1999 roku jako programista. Pełnił szereg ról, w tym administrację bazami danych, kierował zespołem oprogramowania pośredniczącego w przedsiębiorstwie, a następnie kierował szerszym zespołem ds. infrastruktury, zanim został asystentem dyrektora ds. infrastruktury, CTO i – od sierpnia zeszłego roku – dyrektorem działu IT.
„To kolejny powód, dla którego zostałem tak długo”, mówi Booth. „Mogłem tu mieć dość zróżnicowaną karierę. Udało mi się przejść przez spektrum i skończyć na stanowisku kierowniczym. Dzięki temu mogłem poruszać się wraz z uniwersytetem, który się zmienił”.
Podczas gdy Booth pozostał lojalny wobec instytucji, uniwersytet przeszedł znaczny wzrost. „Dziesięć lat temu mieliśmy w Coventry około 12 000 studentów”, mówi. „Mamy teraz w Coventry 40 000 studentów, ale jeśli uwzględnisz naszych studentów online i inne kampusy, zbliżasz się do 80 000”.
Coventry prowadzi kampusy w Scarborough, Londynie i Polsce, a także ma biura na całym świecie. „Zmieniło się to ogromnie” – mówi Booth. „A więc ta zmiana w połączeniu z realizacją podstawowej misji jest tym, co utrzymuje wszystko w świeżości”.
Przyjmowanie nowych obowiązków
Awans Bootha na CIO zbiegł się z kolejną zmianą na uniwersytecie. W sierpniu ubiegłego roku dział IT i nieruchomości stał się komercyjną spółką zależną. Jako część Coventry University Enterprises Limitedzespół Bootha zapewnia usługi z powrotem do grupy, ale ma również możliwość oferowania usług poza zaporą korporacyjną.
Ruchy w tym kierunku zostały już wykonane. W lutym organizacja Bootha nabyła wirtualna platforma edukacyjna Aula.
„Teraz mam własną firmę zajmującą się inżynierią oprogramowania i mam czterech klientów, z których kilku to inne instytucje szkolnictwa wyższego”, mówi. „To wszystko oznacza, że aspekty komercyjne są częścią moich kompetencji”.
Booth mówi, że integracja między działami IT i nieruchomościami ma kluczowe znaczenie dla długoterminowych planów uniwersytetu. Intencją jest zbudowanie zdolności połączonych usług infrastrukturalnych.
„Dostajesz całkiem sporo mocy i synergii, kiedy zaczynasz łączyć to, co fizyczne i wirtualne, i rozumiesz, co możesz zrobić”, mówi.
Celem tej pracy, mówi Booth, jest stworzenie świeżego podejścia w nowej połączonej organizacji. Ludzie, którzy dla niej pracują, zdają sobie sprawę, że świadczą usługi z powrotem do szerszej grupy Coventry oraz szerokiego zakresu lokalizacji i ludzi, którym służą.
„To po prostu tworzy inny sposób myślenia i cel dla organizacji, który nadal pasuje do ogólnej misji, ale pozwala nie być postrzeganym tylko jako część uniwersytetu” – mówi.
„Dostajesz całkiem dużo mocy i synergii, kiedy zaczynasz łączyć fizyczność i wirtualną i rozumiesz, co możesz zrobić”
Stephen Booth, Uniwersytet w Coventry
Przejście w kierunku komercjalizacji następuje po trudnym okresie dla działu IT. Podobnie jak inne instytucje akademickie, Coventry musiało poradzić sobie z przejściem na naukę online, gdy pandemia koronawirusa doprowadziła na początku 2020 r. Do środków zdystansowania społecznego. Dobrą wiadomością, mówi Booth, jest to, że systemy i usługi uniwersytetu były gotowe.
„Tak się złożyło, że pod względem możliwości cyfrowych byliśmy dość dobrze przygotowani”, mówi. „Mieliśmy już ugruntowaną obecność w Internecie – jesteśmy numer jeden na świecie pod względem masowych otwartych kursów online w tym momencie. Mieliśmy więc dobrą infrastrukturę bazową, ale oczywiście musieliśmy szybko ją rozbudować”.
Uczelnia już wprowadzała strategię chmurową, która pozwoliła zespołowi Bootha „odkręcić krany”, aby zaspokoić popyt. Przyznaje jednak również – podobnie jak wielu innych CIO – że firma była: wyeksponowany jak nigdy dotąd na wielkie korzyści płynące z cyfrowej transformacji podczas pandemii. To uznanie doprowadziło do nowych wymagań w zakresie IT.
„Przeszliście od cyfrowego, być może, bycia „rzeczą” w pewnych częściach organizacji, do nagle wszystkiego, co jest online”, mówi. „A po Covid wracasz do czegoś, co nie jest tym, co miałeś wcześniej, ale zamiast tego do środowiska nauczania mieszanego. A jeśli myślisz o mieszanym środowisku, zaczyna ono przekształcać wszystko, co wiesz”.
Nowe pytania – takie jak „czy nasze pokoje są odpowiednie do tego celu?” – nagle stali się proroczy. W rzeczywistości Booth sam prowadzi wykłady, tak samo jak wszystko, aby zrozumieć codzienne wyzwania, z którymi muszą sobie radzić koledzy akademiccy. Może to być otwierające oczy doświadczenie w dobie uczenia hybrydowego, ponieważ inni CIO również powiedzieli Computer Weekly.
„Nagle zaczynasz dostrzegać, że masz dwóch odbiorców – jedną online, a drugą w pokoju – więc jak zaangażować ich obu?” mówi Booth. „Ta rzeczywistość zasadniczo zmieniła sposób, w jaki podchodzimy do nauczania i świadczenia usług informatycznych”.
Dostarczanie ciągłej zmiany
Booth mówi, że nieustannym wysiłkom jego zespołu na rzecz dostarczenia technologii, której potrzebuje biznes, towarzyszył program zmian kulturowych. Mówi, że ważne było, aby zmieniło się całe podejście do dostarczania IT, koncentrując się na celu pracy, którą wykonują specjaliści ds. Technologii i rozpoznaniu, w jaki sposób zespół będzie działał inaczej.
„Jedną z namacalnych rzeczy, które zrobiliśmy, jest przyspieszenie przejścia na zwinny model dostarczania”, mówi. „Wcześniej byliśmy klasycznym wodospadem – byliśmy „tu jest projekt, napisz swój business case, zrób przetarg, do zobaczenia za 18 miesięcy”. Teraz przestawiliśmy to podejście na zwinny model dostarczania, który jest na różnych poziomach dojrzałości”.
Efektem końcowym tej zmiany jest to, że zespół IT wprowadza zmiany do firmy co dwa tygodnie, a nie miesiące później. A kiedy zaczniesz regularnie dostarczać funkcje techniczne, mówi Booth, zaczynasz przyspieszać tempo transformacji biznesowej.
„Dotrzymujesz obietnicy zwinności, której tak naprawdę potrzebujemy” – mówi. „Często mówię moim kolegom, że naszą miarą numer jeden jest szybkość. Firma przyjmuje teraz dostępność za pewnik – wszyscy korzystają z platform w chmurze i są one solidne jak skała.
„Tak więc naszym wyróżnikiem musi być teraz szybkość – jak szybko możemy przejść od kogoś, kto prosi o coś, do znaczącej dostawy, a to wymusiło całkowitą transformację. Od sierpnia zeszłego roku zaczęliśmy naprawdę widzieć, jak zakorzeniło się poczucie zwinności. Zaczyna wszystko zmieniać i zapewnia przewidywalną dostawę do firmy”.
Tworzenie platformy integracyjnej
Kluczowym wsparciem dla wysiłków firmy Coventry w zakresie transformacji cyfrowej była platforma integracyjna MuleSoft. Uczelnia opiera się na szeregu starszych technologii, w tym na długoletnim systemie ewidencji studentów. Booth chce odejść od starszej technologii i używa Technologia MuleSoft wspierać jego zwinną transformację biznesową.
„Wiedzieliśmy, że chcemy tej możliwości integracji, ale nie wiedzieliśmy, który system będzie dla nas najbardziej odpowiedni” — mówi. „Dlatego ograniczyliśmy liczbę dostawców z 10 do trzech, aby przeprowadzić dogłębną ocenę. Po wykonaniu tej pracy weryfikacyjnej udało nam się wprowadzić ofertę na rynek.
„Powodem, dla którego wybraliśmy MuleSoft było to, że dla nas było to najbardziej kompletne rozwiązanie. MuleSoft to bardziej w pełni uformowany dom, dzięki któremu nie potrzebujesz zbyt wielu ludzi i jesteś szybszy. Tak więc całkowity koszt posiadania – choć jest droższy pod względem ceny – jest znacznie wyższy pod względem długoterminowych korzyści”.
Booth mówi, że ścisła kontrola integracji pomaga mu przenieść dostarczanie technologii z systemów wielkoskalowych do usług zorientowanych na studentów. Gdy zmieniają się wymagania biznesowe, jego zespół IT może dodawać nowe elementy – a jeśli pojawią się problemy związane z dostarczaniem technologii, oni również mogą się nimi zająć.
„Pozwala pociąć ten monolit po kawałku” – mówi. „Więc zamiast przyjąć podejście, które mówi: ‘daj mi pieniądze, a pięć lat później mamy nowy system’, mogę szybciej przywrócić wartość do biznesu. Możemy zacząć od jednego projektu, możemy zaprojektować usługę i możemy ją wdrożyć. Jeśli się pomyliliśmy, możemy to szybko zmienić.
„Technologia zwiększa niezawodność, ponieważ umieszczasz to opakowanie wokół IT, więc jeśli coś zawiedzie w zapleczu, klient nie musi tego doświadczać, ponieważ możesz to naprawić i odtworzyć. Tak więc wszystko idzie w kierunku zwinności i elastyczności oraz zdolności do reagowania w przyzwoitym tempie na to, czego oczekuje od nas firma”.
Angażowanie się ze studentami
Technologia cyfrowa, którą buduje Booth, jest częścią długoterminowego planu zapewnienia coraz bardziej zaangażowanego doświadczenia studentów w Coventry. Wysoki poziom zaangażowania pozwala uczelni zapewnić jak najlepsze efekty uczenia się.
„Naszą misją jest „tworzenie lepszej przyszłości” – mówi. „Staramy się dać każdemu, kto tu przyjeżdża, szansę na lepsze życie. To właśnie próbujemy zrobić. Aby zaangażować uczniów, musisz mieć systemy, które dadzą ci poczucie przynależności”.
W ramach tego celu uczelnia stworzyła trenerów sukcesu studentów. Trenerzy ci wykorzystują zebrane przez zespół IT dane o zaangażowaniu i pracują z uczniami, aby poprawić ich doświadczenia i szanse na uzyskanie najlepszych możliwych stopni naukowych.
„Są po to, aby wziąć ten wskaźnik zaangażowania z danych i przekształcić go w interakcję między ludźmi” – mówi Booth. „Chodzi o zapewnienie ciągłego zaangażowania i ciągłej pętli informacji zwrotnej, aby uczniowie mogli zobaczyć własne podróże i poczuć, że należą do społeczności uczniów”.