W miarę jak rząd Wielkiej Brytanii wprowadza środki mające na celu zreorganizowanie zamówień w sektorze publicznym, zostanie wprowadzonych szereg inicjatyw technologicznych wspierających ten proces, mających na celu uproszczenie udzielania zamówień, mniej biurokratyczne i bardziej przejrzyste.
Plany te zostały potwierdzone w odpowiedzi Kancelarii Rady Ministrów na przeprowadzone konsultacje zielona księga rządu w sprawie transformacji zamówień, opublikowanym 15 grudnia 2020 r. W ramach wielu wydarzeń na ten temat do marca 2021 r. otrzymano ponad 500 odpowiedzi od zainteresowanych stron, na które zmiany będą miały wpływ, w tym od nabywców z sektora publicznego oraz firm dostarczających usługi i produkty rządowi.
Wśród różnych środków, które należy wprowadzić w celu kształtowania przyszłości przepisów dotyczących zamówień publicznych, większość nowych inicjatyw związanych z technologią, które powtórzono w odpowiedzi, dotyczy promowania otwartości i przejrzystości. Aby poprawić komercyjny cykl życia od planowania do zakończenia, rząd planuje wprowadzić pojedynczą platformę cyfrową do rejestracji dostawców.
Według Urzędu Rady Ministrów narzędzie będzie finansowane centralnie i ma na celu umożliwienie przedsiębiorstwom jednokrotnego przedstawienia swoich danych w celu zakwalifikowania się do dowolnego zamówienia sektora publicznego. Zielona księga przewidywała, że platforma zostanie zaprojektowana i dostarczona zgodnie z Kodeksem postępowania i standardem usług w zakresie technologii rządowych usług cyfrowych. W dokumencie zaproponowano, aby instytucje zamawiające mogły kupować komercyjne systemy i oprogramowanie od dowolnego dostawcy, pod warunkiem spełnienia wymogów prawnych dotyczących norm i interoperacyjności.
W odpowiedzi rządu na wyniki konsultacji stwierdzono, że zdecydowana większość (80%) respondentów poparła rządowe plany centralizacji danych handlowych w jednym systemie oraz że dodatkowa spójność oczekiwana w wyniku racjonalizacji zmniejszy obciążenie administracyjne dostawców.
Dostarczanie informacji rejestracyjnych na zasadzie „powiedz nam raz” jest postrzegane jako pomocna zmiana dla dostawców, zwłaszcza mniejszych firm, które są bardziej dotknięte długimi, biurokratycznymi i kosztownymi procesami zaopatrzenia.
Z drugiej strony respondenci wyrazili obawy w takich obszarach, jak oczekiwania w zakresie interoperacyjności dotyczące przejścia na nową platformę oraz czy czasy migracji będą realistyczne. Inne poruszone kwestie dotyczyły zagrożeń związanych z przechowywaniem danych i bezpieczeństwem cybernetycznym oraz sposobami ich złagodzenia w nowej konfiguracji.
W swojej odpowiedzi Rada Ministrów przyznała, że integracja systemów e-przetargów będzie prawdopodobnie wymagać dodatkowych prac rozwojowych ze strony dostawców systemów. „Będziemy ściśle współpracować z użytkownikami i innymi interesariuszami podczas budowania systemu, aby zapewnić zaspokojenie potrzeb społeczności użytkowników” – zauważono w odpowiedzi na konsultacje.
Warsztaty poświęcone odkrywaniu platform cyfrowych będą odbywać się równolegle z procesem legislacyjnym, aby zapewnić, że system spełnia potrzeby użytkowników, dodała Rada Ministrów, że elementy platformy cyfrowej będą podlegać różnym prawom dostępu. Wyszukiwarka kontraktów zostanie zachowana, a nowa platforma zakupowa będzie musiała zbudować elastyczność, aby zintegrować się z witrynami internetowymi dotyczącymi zamówień publicznych w Walii, Szkocji i Irlandii Północnej.
Ponadto platforma centralna oferuje publiczny dostęp do wszystkich publikowanych danych w trybie on-line i poprzez interfejsy programowania aplikacji, łącza do systemów e-zamówień do przetargów, a także dostęp do narzędzi analizy danych handlowych. Przyszła funkcjonalność obejmowałaby dane dotyczące wykonania umowy, w tym wydatki i kluczowe wskaźniki wydajności, a także wszelkie skargi i wyzwania prawne.
Rząd planuje również zwrócić się do wszystkich organów sektora publicznego zamawiających produkty lub usługi o wdrożenie standardu otwartych danych kontraktowych (OCDS). Zgodnie ze standardem dane dotyczące zakupów w sektorze publicznym będą udostępniane i analizowane na poziomie kontraktu i kategorii.
Zgodnie z odpowiedzią na konsultację, większość respondentów podczas procesu konsultacji poparła OCDS, ale 31% wskazało na istotne zmiany systemowe, których wymagałoby wprowadzenie nowego standardu.
W odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób będzie wspierać instytucje zamawiające w przyjęciu i przejściu do nowej konfiguracji, Rada Ministrów stwierdziła, że przyjęcie OCDS „znacznie poprawi jakość i interoperacyjność danych” i dodała, że będzie współpracować z tymi organizacjami i ich dostawców e-przetargów w celu przejścia na nowy standard.