Podczas gdy eksperci kwestionowali dlaczego Rada Miasta Birmingham (BCC) zdecydowała się zmodyfikować i dostosować nowy system Oracle zamiast zmieniać własne procesy biznesowe, szereg dokumentów przedstawionych przez Computer Weekly ujawnia, że wieloletnie błędy w zarządzaniu projektami przyczyniły się do awarii IT.
Wskazują one na systemowy brak przywództwa i niechęć do zajęcia się obawami zgłaszanymi przez komisję ds. audytu rady, ekspertów wewnętrznych i osoby bezpośrednio zaangażowane w projekt.
We wrześniu 2023 r. BCC wydało zawiadomienie na podstawie art. 114, skutecznie ogłaszając upadłość rady. Centrum Zarządzania i Kontroli otrzymało zlecenie zbadania, co poszło nie tak.
Zaniedbanie obowiązków
W raporcie z audytu Rady Miejskiej Birmingham z kwietnia 2024 r. radny Fred Grindrod, który do niedawna przewodniczył komisji audytu rady, określił system Oracle jako „wszechogarniający problem”, który leży u podstaw obecnych problemów BCC.
Stwierdził, że Komisja Rewizyjna została wprowadzona w błąd. Powołując się na korespondencję z Centrum Zarządzania i Kontroli po jej listopadzie 2023 r Plan stabilizacji zarządzania raport Grindrod powiedział, że powiedziano mu, że komisja ds. audytu może „wiarygodnie stwierdzić”, że została wprowadzona w błąd przez starszych urzędników.
„Ta Izba musi zrozumieć, jak poważna jest to sprawa. Jeżeli komisja ds. audytu została wprowadzona w błąd, oznacza to, że każdy członek tej izby został wprowadzony w błąd, co stanowi zaniedbanie obowiązków ze strony niektórych z naszych starszych urzędników i to właśnie przydarzyło się naszej radzie” – stwierdził.
W „Computer Weekly” ukazały się notatki menedżera BCC, w których podkreślono szereg rozbieżności w dokumencie Raport Rady Miejskiej Birmingham dla gabinetu opublikowano w czerwcu 2023 r., 14 miesięcy po wejściu systemu Oracle do produkcji. W raporcie stwierdzono, że niektóre krytyczne elementy systemu Oracle nie działały prawidłowo, co miało wpływ na codzienne operacje. Z komentarzy menadżera wynika, że ta luka we wdrożeniu oprogramowania Oracle była znana jeszcze przed uruchomieniem systemu w kwietniu 2022 roku.
Z notatek kierownika wynika również, że przywódcy rad byli zachęcani do zbadania sprawy niepowodzenie w komunikacji pomiędzy kierownictwem programu, komitetem sterującym i członkami oraz zadawać pytania dotyczące tego, dlaczego kadra kierownicza wyższego szczebla rady nie była świadoma problemów z systemem Oracle, biorąc pod uwagę jego znaczenie dla działalności rady.
Te i inne uwagi kierownika wskazują na chęć rady programowej, a w szczególności kierownika programu, aby uruchomić program w kwietniu 2022 r., niezależnie od stanu kompilacji, poziomu przeprowadzonych testów i wyzwań stojących przed osobami pracującymi nad programem program. Z notatek menedżera wynikają obawy, że na kierownika programu i komitet sterujący nie da się wpłynąć, co oznacza, że system został uruchomiony pomimo znanych wad.
Zepsuty proces uzgadniania banku
Osoba mająca dostęp do poufnych informacji w Radzie Miejskiej Birmingham, która była ściśle zaangażowana w projekt, powiedziała Computer Weekly, że projekt został uruchomiony „mimo wszystkich ostrzeżeń mówiących, że to nie zadziała”.
Omawiając wpływ awarii systemu Oracle na zdolność rady do zarządzania finansami, informator powiedział: „Wstrzymywaliśmy tysiące płatności od dostawców, ponieważ nie mogliśmy dokonać żadnych płatności. Nie mieliśmy żadnych poleceń zapłaty w celu pobrania gotówki. Nie mieliśmy żadnego odbioru gotówki, żadnego uzgodnienia bankowego. Realizując projekt tej wielkości, musisz mieć raport finansowy i system uzgadniania rachunków bankowych, który informuje Cię, gdzie są pieniądze, na co są wydawane i co płacone”.
Od momentu rozpoczęcia transmisji na żywo, systemu Oracle skutecznie zaszyfrowała dane finansowe, co oznaczało, że rada nie miała jasnego obrazu swoich ogólnych finansów.
Znawca powiedział, że do stycznia 2023 r. Rada Miasta Birmingham nie była w stanie sporządzić dokładnego zestawienia swoich wydatków i budżetu na następny rok budżetowy: „Nie ma mowy, abyśmy mogli sporządzić sprawozdanie finansowe na koniec roku, ponieważ system nie działał”.
Sprawa sprzed trzech lat
Czerwiec 2023 Raport Rady Miejskiej Birmingham dla gabinetu stwierdziło, że ze względu na problemy z systemem uzgadniania rachunków bankowych (BRS) stosowanym przez radę znaczną liczbę transakcji trzeba było ręcznie alokować do rachunków, a nie automatycznie za pośrednictwem systemu Oracle. Jednakże w Computer Weekly zaprezentowano prezentację wdrożenia planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) przedstawioną w 2019 r., z której wynika, że rada została poinformowana o tych kwestiach już wówczas, trzy lata przed datą uruchomienia.
Prezentacja na rok 2019 pokazuje, że gotowy do użycia system BRS firmy Oracle nie obsługuje mieszanych plików bankowych dłużników i osób niebędących dłużnikami. Zasugerowane obejście polegało albo na dużej liczbie ręcznych interwencji, albo na ofercie platformy jako usługi (PaaS) od Evosys, partnera wdrożeniowego Oracle, któremu BCC zleciło budowę nowego systemu informatycznego.
Brak funkcjonującego BRS bezpośrednio przyczynił się do obecnego kryzysu finansowego rady. W raporcie z audytu BCC z kwietnia 2024 r. radny Grinrold stwierdził: „Nie mogliśmy dokładnie pobrać podatku lokalnego ani stawek biznesowych”.
W odpowiedzi na zarzuty rzecznik Rady Miasta Birmingham powiedział: „Zdajemy sobie sprawę, że wyzwania stojące przed wdrożeniem systemu Oracle w 2022 r. były frustrujące, szczególnie dla naszych pracowników ds. finansów i usług kadrowych, a ostatecznie dla osób, którym służy rada. Jednocześnie przeprosiliśmy bez zastrzeżeń osoby, których to dotknęło. Pracowaliśmy nad znacznym wzmocnieniem zarządzania, zrozumieniem problemów i wyciągnięciem wniosków z tego, co poszło nie tak”.
Uważa się, że według stanu na kwiecień 2024 r. ręczna interwencja konieczna w procesie uzgadniania rachunków bankowych kosztuje radę 250 000 funtów miesięcznie.
Zapytany o ten koszt, – stwierdziła Rada Miasta Birmingham: „Przybliżony koszt prac Oracle to ogólny szacunek oparty na dotychczasowych pracach planistycznych i przedstawia najgorszy scenariusz planowania. Obejmuje to koszty subskrypcji/licencji Oracle, koszty bieżące IT i koszty biznesowe, a także oczekiwane koszty ponownego wdrożenia.
„Wiemy, że dalsza praca i inwestycja jest istotna dla rozwiązania zidentyfikowanych problemówże prawidłowo funkcjonujący system finansów i kadr jest kluczowy dla skutecznego funkcjonowania rady.”