Jak korzystać z tych mniej znanych funkcji, aby zostać profesjonalistą Dokumentów Google

Częścią atrakcyjności Dokumentów Google jest przejrzysty i przystępny interfejs: otwórz dokument, a znajdziesz w nim zaproszenie, aby po prostu zanurzyć się w nim i zacząć pisać, bez konieczności zawracania sobie głowy ekranami ustawień lub konfiguracją strony.

Nie oznacza to jednak, że w edytorze tekstu brakuje funkcji. Od momentu pojawienia się w 2005 roku pod nazwą Writely, stopniowo dodaje coraz więcej przydatnych funkcji.

Jeśli jesteś zajęty pisaniem, być może nie odkryłeś jeszcze wszystkich tych funkcji. Oto kilka, które warto sprawdzić. Przyjrzyj się i zobacz, czy mogą one zwiększyć Twoją produktywność lub usprawnić sposób tworzenia dokumentów.

Słownik wbudowany w Dokumenty Google służy nie tylko do umieszczania czerwonych linii pod błędnie napisanymi słowami — może także pomóc w wyszukiwaniu nieznanych słów. Wybierz słowo, a następnie wybierz Narzędzia > Słownik aby zobaczyć definicję. Alternatywnie wybierz słowo i naciśnij Ctrl + Shift + Y (Windows) lub Cmd + Shift + Y (System operacyjny Mac).

Jeśli nie drukujesz swojej pracy, możesz pozbyć się obramowań strony na ekranie i zapewnić sobie nieskończone płótno do pracy (na wzór czegoś w rodzaju Pojęcie). W tym trybie elementy takie jak tabele i obrazy można rozciągnąć, aby dopasować je do ekranu, a nie do strony.

Aby przełączać się pomiędzy Strony I Bez strony widoki, otwórz plik Plik menu i wybierz Ustawienia strony. W tym samym oknie dialogowym możesz wybrać widok domyślny dla nowo tworzonych dokumentów.

Kiedy utworzysz nowy pusty dokument, u góry strony zobaczysz trzy możliwości: Notatki ze spotkania, Wersja robocza e-mailaI Więcej. Pierwsze dwa są objęte tym, co Google nazywa blokami konstrukcyjnymi — innymi słowy szablonami oferującymi wiele przydatnych punktów wyjścia.

Na przykład, jeśli masz dłuższy e-mail do napisania, łatwiej będzie Ci go napisać w Dokumentach Google niż w Gmailu. Świetnie nadaje się także do współpracy nad wersjami roboczymi wiadomości e-mail z innymi osobami w taki sam sposób, w jaki współpracuje się nad standardowym dokumentem.

Wybierać Wersja robocza e-maila lub (jeśli nie widzisz opcji u góry dokumentu) wybierz Wstaw > Bloki konstrukcyjne > Wersja robocza wiadomości e-mail. Otrzymasz szablon wiadomości e-mail zawierający pola dla odbiorców i nagłówek tematu. Gdy Twój e-mail będzie gotowy, kliknij ikonę Gmaila po lewej stronie, a zobaczysz podgląd wiadomości. Następnie możesz wprowadzić zmiany lub kliknąć Wysłać.

Możesz także wybrać Notatki ze spotkania stworzyć szablon do sporządzania notatek na spotkaniu (z możliwością dołączenia dokumentu do odpowiedniego wpisu w Kalendarzu Google).

Dokumenty Google zawierają inne elementy składowe, z których możesz skorzystać: znajdź je na stronie Wstaw > Bloki konstrukcyjne menu lub klikając Więcej u góry nowego dokumentu. Na przykład jest Mapa drogowa projektu, Przejrzyj moduł śledzący, Aktywa projektuI Uruchom moduł śledzący. W każdym przypadku do dokumentu zostaną dodane elementy, takie jak tabele i menu rozwijane, które pomogą w wykonaniu konkretnego zadania.

Nie musisz tracić czasu na ręczne tworzenie spisu treści dla dłuższych dokumentów, ponieważ Dokumenty Google mogą to zrobić za Ciebie. Upewnij się tylko, że używasz jednego z formatów nagłówków w całym dokumencie — albo z listy rozwijanej na pasku narzędzi (oznaczającej Normalny tekst domyślnie) lub poprzez Format > Style akapitowe opcja menu.

Niezależnie od tego, jakiej metody użyjesz do zastosowania nagłówków, dla każdego nagłówka dostępne będą dwie opcje: ustawić zaznaczony tekst w stylu nagłówka lub użyć formatu zaznaczonego tekstu jako stylu nagłówka (jeśli chcesz zmienić domyślny nagłówek style).

Spis treści możesz utworzyć przed rozpoczęciem pracy nad tekstem, po jego zakończeniu lub w dowolnym momencie pomiędzy nimi — pod warunkiem, że znajdują się tam nagłówki. Przejdź do miejsca w dokumencie, w którym chcesz umieścić spis treści, a następnie wybierz Wstaw > Spis treści i wybierz styl.

Jeśli dokonasz zmian po wstawieniu spisu treści, kliknij go prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu i wybierz Zaktualizuj spis treści. Aby dostosować formatowanie tekstu spisu treści, najedź na niego kursorem i kliknij trzy kropki po lewej stronie, a następnie Więcej możliwości.

Może się zdarzyć, że zajdzie potrzeba porównania dwóch dokumentów ze sobą, a Dokumenty Google mogą w tym pomóc. Otworzyć Narzędzia menu i wybierz Porównaj dokumentya następnie wybierz inny dokument do porównania z bieżącym: Dokumenty Google przedstawią szczegółowe zestawienie różnic w nowym dokumencie.

Wybierać Narzędzia Następnie Badać a po prawej stronie otworzy się nowy panel. Możesz użyć tego panelu do przeszukiwania Internetu i konta Google Drive. Kliknij i przeciągnij, aby upuścić wszystko, co znajdziesz, do dokumentu, nad którym pracujesz.

Czasami wystarczy reakcja emoji — możesz na przykład przyspieszyć proces współpracy, używając ich zamiast komentarzy. Najedź kursorem na prawą stronę akapitu w dokumencie, a obok opcji dodania komentarza zobaczysz opcję emoji. (Jeśli jesteś w trybie edycji, zobaczysz także ikonę, która pozwala przełączyć się na „sugerowanie zmian”). Możesz wybrać dowolny emoji, który Ci się podoba. Najedź kursorem na komentarze, a zobaczysz, że są tam również reakcje emoji.

Oprócz kopiowania i wklejania tekstu i obrazów możesz także kopiować i wklejać formaty, co może być przydatne, jeśli masz styl nagłówka (na przykład), który chcesz powielić wiele razy bez wchodzenia za każdym razem do menu formatowania .

Zaznacz dowolny tekst sformatowany w sposób, który chcesz skopiować, kliknij Format malowania na pasku narzędzi (wygląda jak wałek malarski), a następnie zaznacz tekst, do którego chcesz zastosować format. Skróty klawiaturowe Ctrl + Alt + C (Windows) i Cmd + Opcja + C (macOS) można również wykorzystać do skopiowania wybranego formatu za pomocą Ctrl + Alt + V (Windows) i Cmd + opcja + V (macOS) użyty do wklejenia go.

Nawet jeśli znalazłeś Liczba słów opcja na Narzędzia menu, mogłeś nie zauważyć Wyświetlaj liczbę słów podczas pisania pole wyboru w oknie dialogowym. Włącz tę opcję, a zawsze będziesz dokładnie wiedzieć, ile słów napisałeś. Kliknij strzałkę obok pola liczby słów, aby zamiast tego zmienić je na liczbę znaków lub stron.

Wybierać Narzędzia Następnie Preferencjeotwórz Zastępstwa i możesz nakazać Dokumentom Google automatyczne zastępowanie określonych fragmentów wpisanego tekstu czymś innym, na przykład zamianą „(C)” na rzeczywisty symbol praw autorskich.

Możesz użyć tej funkcji, aby utworzyć skrócone skróty do często wpisywanych zdań lub aby upewnić się, że słowa, które najczęściej błędnie piszesz, zostały poprawione. Możesz go także użyć, aby coś w rodzaju „–” zamieniło się w myślnik, jeśli twoja klawiatura nie ma do tego dedykowanego klawisza. Potencjalnych zastosowań jest mnóstwo.

Nie masz pewności, gdzie narzędzie lub funkcja znajduje się w Dokumentach Google i czy w ogóle istnieje? Otworzyć Pomoc menu, kliknij Przeszukaj menui możesz poszukać czegoś konkretnego.

Alternatywnie, jest trochę Menu pole wyszukiwania po lewej stronie paska narzędzi formatowania, z którego możesz skorzystać, jeśli jest widoczne. The Alt + / (Windows) lub Opcja + / Skrót klawiaturowy (macOS) powoduje również przejście do tego samego pola wyszukiwania.

A skoro już mowa o skrótach klawiaturowych, w Dokumentach Google obsługiwanych jest wiele z nich, które pozwalają zaoszczędzić dużo kliknięć, niezależnie od tego, czy formatujesz tekst, czy liczysz słowa. Naciskać Ctrl + / (Windows) lub Cmd + / (macOS), aby zobaczyć pełną listę.

Inteligentne chipy to dynamiczne fragmenty informacji, które możesz upuścić w dokumentach; możesz je znaleźć, wybierając Inteligentne chipy z Wstawić menu lub klikając Więcej u góry nowego dokumentu — ale wybór różni się w zależności od wybranej trasy.

Z Wstawić menu, z którego możesz wybierać Data, Ludzie, Plik, Wydarzenie w kalendarzuLub Miejsce. Po dokonaniu wyboru Ty lub inna osoba uzyskująca dostęp do dokumentu możecie najechać kursorem na inteligentny chip, aby uzyskać więcej informacji. Z Miejsce inteligentny chip, na przykład otrzymasz miniaturę danej lokalizacji w Mapach Google.

To także świetny sposób na łączenie się z innymi plikami na Dysku Google. Wybierz Plik smart chip i wybierz plik z wyskakującego menu, a jego nazwa zostanie wyświetlona w dokumencie. Możesz teraz najechać na niego kursorem, aby zobaczyć podgląd pliku wraz z linkiem.