Zarządzanie zasobami oprogramowania (SAM) ewoluowała od prostego prowadzenia dokumentacji w zapleczu do czegoś więcej kompleksowe zarządzanie licencjami i umowami który integruje innowacyjne technologie, takie jak sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe (ML) i generatywna sztuczna inteligencja (GenAI).
Udane wdrożenia SAM pozwalają zaoszczędzić na kosztach licencji, poprawić zgodność i zmniejszyć true-upy. poprawa wykorzystania oprogramowaniaumożliwiając firmom czerpanie większej wartości z istniejących inwestycji; usuwanie nieużywanych, niechcianych lub architektonicznie nieodpowiednich aplikacji; i poprawę relacji z dostawcami poprzez lepsze zarządzanie umowami. Większość praktyk i narzędzi SAM jest dostępna od dawna, a SAM nadal odgrywa ważną rolę w całym cyklu nabywania oprogramowania.
Firmy wykorzystują obecnie procesy SAM nie tylko do obsługi jednorazowych zdarzeń, audytów oprogramowania lub odnowień umów, ale także do efektywnego zarządzania kosztami i optymalizacji technologicznej. Śledzenie licencji w chmurze, rejestrowanie umów, zarządzanie i łączenie aktywów oraz zrozumienie uprawnień pozostają obszarami, na których dostawcy SAM powinni się skupić.
W badaniu Forrester 2023 dotyczącym operacji w zakresie nowoczesnych technologii tylko 37% wszystkich specjalistów ds. cyfrowych i IT (43% w przedsiębiorstwach) zgodziło się, że oprogramowanie ich organizacji jest dobrze kontrolowane i zarządzane przez zespół SAM. IT ma wiele wyzwań, w tym opracowywanie nowych systemów i rozwiązywanie incydentów o wysokim priorytecie. Jednak jeśli chodzi o proces, który powinien być spójny i powtarzalny, SAM jest złożony i wymagający, a niewiele firm uważa, że w pełni go opanowało.
Pozornie prosta kwestia, czy dany tytuł oprogramowania jest zainstalowany na urządzeniu, jest pełna zawiłości i pułapek. Pogodzenie tego trudnego do ustalenia faktu technicznego z umownym uprawnieniem do korzystania z oprogramowania jest trudne.
Główną wartością propozycji SAM jest to, że obniża ryzyko operacyjne poprzez zmniejszenie prawdopodobieństwa niekorzystnych audytów oprogramowania i nieoczekiwanych, dużych true-upów. Jest to słabsza wartość propozycji niż generowanie przychodów lub redukcja kosztów, co czyni SAM atrakcyjnym celem dla cięcia kosztów.
Złożoność SAM
Niełatwo jest znaleźć ekspertów w danej dziedzinie i często trzeba ich szkolić w firmie – są cenni, ale i łatwi do przejęcia.
Na przykład, duże przedsiębiorstwo zatrudniające ponad 5000 pracowników zleciło zespołowi SAM składającemu się z zaledwie trzech osób generowanie cotygodniowego raportu zgodności dla całego działu i wysyłanie go do liderów działów. Dylemat firmy: z jednej strony potrzebowała więcej zasobów, aby móc zapewnić dokładne rozliczenie każdej aplikacji, jej rzeczywistego wykorzystania i zgodności; z drugiej strony obawy dotyczące optymalizacji kosztów doprowadziły do planów albo outsourcingu funkcji SAM, albo zaangażowania pracowników w niepełnym wymiarze godzin do raportowania SAM.
Innym obszarem złożoności jest proliferacja oprogramowanie jako usługa (SaaS) rozwiązania dostępne za pośrednictwem przeglądarek internetowych początkowo powodowały pewne zakłócenia dla dostawców SAM. Licencjonowanie w chmurze jest mniej kwestią licencjonowania i zgodności, a bardziej wyzwaniem optymalizacji i użytkowania.
Większość dostawców SAM korzysta ze standardowych logowanie jednokrotne brokerzy zabezpieczeń dostępu do chmury lub wtyczki do przeglądarek do rejestrowania i zarządzania umowami SaaS i użytkowaniem. Dostawcy SAM mogą również mieć standardowe interfejsy programowania aplikacji (API) które integrują się z większością głównych dostawców oprogramowania SaaS w celu pobierania danych o licencjach i umowach.
Warto również zauważyć, że wolne i otwarte oprogramowanie ma swój własny zestaw wyzwań związanych z redystrybucją i komercjalizacją. To sprawia, że dla firm niezwykle ważne jest rejestrowanie wszelkiego oprogramowania typu open source, zwłaszcza oprogramowania, które jest dostarczane z Powszechna Licencja Publiczna GNU Affero.
Zmiana strategii SAM
Skupienie Zarządzanie majątkiem IT (ITAM) i SAM odeszły od audytów oprogramowania i zgodności z licencjami. Teraz bardziej skupiają się na zarządzaniu użytkowaniem, zarządzaniu bezpieczeństwem i ryzykiem kontraktowym oraz optymalizacji kosztów, wydatków i wartości biznesowej. Dzięki odpowiedniej rygorystyczności procesów i wykorzystaniu narzędzi Forrester uważa, że firmy mogą uzyskać większą wartość biznesową z narzędzi SAM.
Jednym z ich zastosowań jest zarządzanie dostawcami. Narzędzia SAM mogą dostarczać zespołom zarządzającym dostawcami informacji o wykorzystaniu aktywów, lokalizacji i danych o wydajności, aby negocjować umowy z dostawcami oprogramowania, sprzętu i usług. Pomagają również dopracowywać umowy i negocjować lepsze umowy, identyfikując obszary do optymalizacji, rozszerzenia lub wyeliminowania.
Narzędzia SAM również optymalizują koszty użytkowania oprogramowania i zmniejszają ryzyko ponoszenia kosztów rzeczywistych. Podczas gdy odzyskiwanie oprogramowania często napędza implementacje SAM, właściwe wykorzystanie zasobów oprogramowania i licencji pochodzących z SAM zmniejsza inne ryzyka. Należą do nich ryzyka niezgodności z nieautoryzowanymi instalacjami oprogramowania, przekroczeniem limitów licencji lub korzystaniem z oprogramowania bez odpowiednich licencji; ryzyka finansowe wynikające z kar za niezgodność lub płacenia za niepotrzebne subskrypcje lub licencje oprogramowania; oraz ryzyka bezpieczeństwa wynikające z korzystania z nieobsługiwanego oprogramowania, co może prowadzić do cyberataków lub naruszeń danych.
Rola AI w SAM
W miarę jak środowiska stają się coraz bardziej złożone – a chmura, brzeg i obliczenia kwantowe tworzą „zamieszanie w zasobach” i nieustannie zmieniają struktury licencji – jeszcze ważniejsze staje się posiadanie zintegrowanego podejścia do zarządzania zasobami i wdrażanie innowacyjnych technologii, takich jak GenAI i automatyzacja, w celu poprawy wydajności operacyjnej i zmniejszenia obciążenia ręcznego, ryzyka i kosztów. Chociaż dostawcy nie udostępnili jeszcze nowych funkcji, aktywnie rozwijają kilka możliwości ML i GenAI.
Forrester uważa, że GenAI ułatwi zarządzanie cyklem życia umowy poprzez automatyzację etapów zarządzania umową, takich jak sporządzanie, negocjowanie, zatwierdzanie, realizacja i monitorowanie. Zarządzający aktywami będą mogli używać GenAI do szybkiego tworzenia i modyfikowania umów oraz spełniania swoich konkretnych potrzeb, jednocześnie przestrzegając zasad organizacyjnych i wymogów regulacyjnych.
Uczenie maszynowe można również wdrożyć do monitorowania zgodności i oceny ryzyka. Narzędzia ML mogą analizować umowy w celu identyfikacji ryzyka zgodności, przewidywać naruszenia licencji, wykrywać nieautoryzowane użycie oprogramowania i optymalizować decyzje dotyczące zakupu licencji. Poprzez automatyczne korelowanie danych dotyczących użycia oprogramowania z uprawnieniami i warunkami licencji algorytmy ML mogą pomóc organizacjom przygotować się do audytów, identyfikować potencjalne luki w zgodności i dostarczać dowody na poparcie wysiłków w zakresie uzgadniania licencji. Algorytmy wykrywania anomalii oparte na ML mogą również identyfikować nieautoryzowaną instalację oprogramowania, jego użycie lub próby dostępu.
Wszystkie główne platformy zarządzania usługami przedsiębiorstwa, które obsługują ITAM – ServiceNow, BMC Helix, Ivanti – oferują chatboty. Patrząc w przyszłość, Forrester przewiduje, że chatboty oparte na GenAI będą dostarczać coraz bardziej spersonalizowanych rekomendacji dotyczących decyzji w zakresie zarządzania aktywami poprzez analizę preferencji użytkowników, historycznych interakcji i danych kontekstowych, a także będą w stanie dostosowywać odpowiedzi do indywidualnych potrzeb użytkowników, niezależnie od tego, czy będą to rekomendacje licencji oprogramowania na podstawie wzorców użytkowania, czy sugerowanie strategii inwestycyjnych na podstawie profili ryzyka.
Niniejszy artykuł powstał na podstawie raportu Forrester Dlaczego musisz przemyśleć swoje praktyki zarządzania zasobami oprogramowania przez Biswajeet Mahapatra I Karol Betzz udziałem Carlosa Casanovy, Janet Worthington, Julie Mohr, Glenna O’Donnella, Arjuna Kalry i Billa Nagela. Biswajeet Mahapatra jest głównym analitykiem w Forrester, który koncentruje się na inicjatywach, które pomagają CIO przyspieszyć ich cyfrową transformację.