Kiedy wszyscy byliśmy w biurze, wielu z nas było podłączonych do sieci biurowej. Nie musieliśmy zbytnio zastanawiać się nad udostępnianiem plików. Ale teraz, gdy jesteśmy rozproszeni po całym świecie, bezpieczne udostępnianie ważnych plików może wymagać starannego planowania. Oto dlaczego możesz chcieć korzystać z zaawansowanych usług udostępniania plików, aby bezpiecznie udostępniać poufne pliki, dzięki czemu możesz lepiej współpracować bez względu na to, gdzie pracujesz.
Prawdopodobnie najłatwiejszym sposobem udostępnienia pliku jest po prostu załączenie dokumentu do wiadomości e-mail, Slacka lub innej wiadomości błyskawicznej. Ale tak czy inaczej powoduje kłopoty na kilku frontach. Jeśli zbytnio polegasz na swoim systemie poczty e-mail lub komunikatorze, Twoje słabo zarchiwizowane pliki mogą stać się dostępne dla hakerów z przynętą phishingową. Jeśli w ten sposób udostępniasz tradycyjne dokumenty, możesz również szybko znaleźć się w grze „kto ma najnowszą wersję”. Trudno jest śledzić aktualizacje, gdy wiele osób pracuje nad tym samym dokumentem, arkuszem kalkulacyjnym lub prezentacją.
Chociaż wbudowane narzędzia do współpracy, takie jak Google Workspace lub Microsoft OneDrive (lub coś równoważnego opartego na Twojej tożsamości e-mail) mogą rozwiązać problem kontroli wersji — i mogą być jedyną opcją, jeśli Twoja firma nalega — mogą stać się nieporęczne, gdy Twój zespół przekroczy Twoja domena biurowa. Możesz nieumyślnie udostępnić dokument osobom, które nie powinny go widzieć, lub zablokować osobę, która potrzebuje dostępu. Im bardziej skomplikowana jest Twoja sytuacja udostępniania, tym większe prawdopodobieństwo popełnienia błędu, w którym świat (lub być może członkowie rodziny) uzyskają dostęp do Twoich plików. Wszyscy widzieliśmy wiadomości, w których baza danych lub zbiór dokumentów wpadły w niepowołane ręce, ponieważ ktoś nie zastosował odpowiednich zabezpieczeń. Niektóre firmy nie zaryzykują: w przypadku jednego z moich klientów musiałem uzyskać nowy adres e-mail w ich domenie, aby udostępniać swoje Dokumenty Google.
Oprócz Google Workspace i OneDrive istnieje kilkunastu różnych dostawców usług udostępniania plików osobistych, w tym Dropbox, Box i Apple iCloud. Wiele z nich jest bezpłatnych lub prawie darmowych, przy minimalnym użyciu. Ale jeśli rozważasz te usługi, wszyscy w Twoim kręgu udostępniania powinni użyj uwierzytelniania dwuskładnikowego (takiego jak Authy) aby uzyskać do nich dostęp, a nie tylko nazwę użytkownika i hasło. Mimo to często są drugorzędni, jeśli chodzi o wrażenia użytkownika (funkcje współpracy Dropbox mogą być mylące, iCloud i Windows mają skomplikowaną relację, a funkcja podglądu plików w Boxie nie wykonuje tak świetnej pracy). Są odpowiednie do udostępniania plików jednorazowych lub udostępniania plików na własnych urządzeniach, ale nie są moim preferowanym rozwiązaniem.
Zamiast tego powinieneś rozważyć usługę udostępniania plików klasy korporacyjnej opartą na chmurze, która dodaje więcej warstw ochrony poprzez szyfrowanie danych i ma dopracowaną kontrolę dostępu. Egnyte, SecureDocs, ShareFile i SugarSync to tylko kilka z bardziej popularnych usług; oto wykres z przybliżonym porównaniem tego, ile kosztują i co oferują na początek:
Porównanie popularnych bezpiecznych usług udostępniania plików
| Sprzedawca | Cena miesięczna | Maks. Udostępnianie pliku | Bezpłatny okres próbny | Integracja aplikacji |
|---|---|---|---|---|
| Sprzedawca | Cena miesięczna | Maks. Udostępnianie pliku | Bezpłatny okres próbny | Integracja aplikacji |
| Egnyte | 20 USD/użytkownik | 100 GB | 15 dni | Rozległy |
| Bezpieczne dokumenty | 250 USD dla nieograniczonej liczby użytkowników | Nieograniczony | 14 dni | Ograniczony |
| UdostępnijPlik/Citrix | 50 USD dla nieograniczonej liczby użytkowników | 100 GB | 30 dni | Rozległy |
| SugarSync | 55 USD za 3 użytkowników | 300 GB dla klientów internetowych | 30 dni* | Ograniczony |
Niezależnie od tego, który wybierzesz, oto, na co powinieneś zwrócić uwagę, szukając bezpiecznej usługi udostępniania plików:
- Automatyczna synchronizacja plików dla wszystkich użytkowników na wszystkich urządzeniach, w tym integracja z Eksploratorem Windows i Finderem MacOS, dzięki czemu można przeglądać współdzielone katalogi i przechowywać lokalne kopie w celu szybkiego dostępu.
- Wsparcie dla Androida, iOS i klientów internetowych do przeglądania udostępnionych katalogów i folderów również w podróży.
- Szyfrowanie od końca do końca. Jeśli komuś uda się pobrać twoje pliki bez twojego loginu, nie powinien być w stanie nic z nimi zrobić. ShareFile ma również wtyczkę do programu Outlook, która jako dodatkową funkcję szyfruje pliki.
- Dodatkowe zabezpieczenia logowania. SecureDocs domyślnie wymaga dodatkowego uwierzytelnienia dla wszystkich swoich loginów, podczas gdy inne, o których wspominam, mają to jako opcję. Konfiguracja jest tak prosta, jak zeskanowanie kodu QR do aplikacji na smartfona, jak pokazano poniżej:
- Łatwe do wyłączenia opcje udostępniania publicznegolub utrudniają nieumyślne udostępnianie publicznie.
- Konfigurowalne uprawnienia i prawa dostępu aby upewnić się, że właściwe osoby udostępniają właściwe kolekcje plików. Na przykład Egnyte ma wiele opcji dodawania hasła do pliku, zezwalania lub wyłączania pobierania i powiadomień, jak widać na poniższym zrzucie ekranu:
:format(webp):no_upscale()/cdn.vox-cdn.com/uploads/chorus_asset/file/23146003/access_control_egynte.jpg)
- Ścieżki audytu aby dowiedzieć się i naprawić, gdy ktoś przypadkowo udostępni plik w całym Internecie, lub aby szybko usunąć udostępniony plik, jeśli nie jest już potrzebny.
Wiele z tych produktów ma bezpłatne wersje próbne (z tych, o których wspomniałem powyżej, ale wszystkie oprócz SugarSync nie wymagają żadnych szczegółów płatności) i możesz wykorzystać te okresy do ich oceny. Zadawanie sobie tych pytań powinno również pomóc w wyborze:
- Czy regularnie udostępniasz bardzo duże pliki?, takie jak filmy lub ilustrowane dokumenty programu PowerPoint? Niektóre usługi nakładają ograniczenia na poszczególne pliki; Na przykład SugarSync ma limit rozmiaru przesyłania klienta internetowego.
- Jakie inne narzędzia programowe współpracują z usługą udostępniania plików? Niektóre (takie jak Egnyte) integrują się z Salesforce, Google Workspace i Slack, co ułatwia udostępnianie plików w ramach normalnych przepływów pracy. Sprawdź drobnym drukiem, jeśli jest to dla Ciebie ważne.
- Potrzebujesz pokoju?? Niektóre usługi oferują wspólny współdzielony „pokój danych”, który może być chmurowym odpowiednikiem współdzielonego sieciowego serwera plików. ShareFile i SecureDocs oferują nieograniczoną ilość miejsca na wspólne pokoje. Inne, takie jak Egnyte, ograniczają pomieszczenie do 1 TB, co nadal stanowi dużo miejsca, jeśli nie jesteś producentem wideo.
- Jakich innych specjalistycznych usług potrzebujesz? Niektóre usługi integrują się z aplikacjami do obsługi podpisów elektronicznych (ShareFile współpracuje z RightSignature firmy Citrix), pozwalają na niestandardowe przepływy pracy (takie jak zatwierdzanie dokumentów) i inne zadania, które mogą oszczędzić czas rzeczywisty w środowisku korporacyjnym.
Korzystanie z dowolnej usługi udostępniania w przedsiębiorstwie wymaga pewnych zmian, ale uważam, że są one warte wysiłku, aby uzyskać dodatkowy spokój ducha, lepsze zabezpieczenia i funkcje współpracy.