Nieszczęścia systemu Oracle System Rady Birmingham trwały do 2025 r., A na poniedziałkowym posiedzeniu Rady zostaną podniesione w celu ustalenia rocznego budżetu, podkreślając problemy z rachunkowością. Nie można ich naprawić, dopóki nie uruchamia się ponownego wdrożenia systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).
Jeden radny powiedział: „Kiedy spojrzysz na książkę budżetową, stwierdzisz, że w ciągu najbliższych trzech lat istnieje deficyt w wysokości 380 mln funtów, ale tak naprawdę dotyczy mnie Oracle i że mamy deficyt w wysokości 141 mln funtów niepobranych stawek biznesowych – co odpowiada 30% wzrostowi podatku od rady”.
Podczas ostatniego posiedzenia komitetu ds. Audytu Birmingham, które odbyło się następnego dnia, 5 marca, radni zgłosili poważne pytania o to, dlaczego decyzja o uruchomieniu systemu Oracle została podjęta, pomimo wielu obszarów projektu niekompletnych. „Wystąpiło uprzedzenie optymizmu” – powiedział Grant Thornton Audytor, Mark Stocks.
Odzwierciedlając wyniki Grant Thornton Value-For-Money Report w odniesieniu do wdrożenia systemu ERP, który był Opublikowane pod koniec lutegoAkcje, które kierowali zespołem dwóch obecnych audytorów zewnętrznych, powiedział: „Nikt nie przejął własności”.
Akcje opisały, w jaki sposób Rada straciła wiedzę korporacyjną na temat ponownej implementacji systemu Oracle ERP po odejściu jego funkcjonariusza finansowego Fiona Greenway. Co istotne, wszyscy dostawcy powiedzieli Radzie, aby uruchomił się. „Informacje były tam, aby to zatrzymać, ale wszyscy dostawcy powiedzieli, że żyją. System nie był gotowy, kiedy uruchomił się – dodał.
Jak wcześniej informował Computer Weekly, od czasu wdrożenia systemu Oracle ERP w celu zastąpienia SAP w kwietniu 2022 r., Rada napotkała znaczące problemy z procesami i interfejsami, a także zdolnością systemu do tworzenia raportów.
Zamiast dostosowywać wewnętrzne procesy biznesowe w celu dostosowania się do sposobu działania nowego systemu, Birmingham rozpoczął program ERP obejmujący dostosowanie systemu Oracle, co spowodowało niepełną implementację w momencie, gdy system miał się uruchomić.
Żyć z zastrzeżeniami
Jeśli chodzi o decyzję o kontynuowaniu życia z Oracle, audytor powiedział, że funkcjonariusze rady nie mieli dokładnego zrozumienie ryzyka, które podejmowali. Porady dostawców zostały zastrzeczone, a według audytora te zastrzeżenia powinny były obejrzeć. Obszary niepokoju obejmowały system pojednania bankowego (BRS) i księgę główną w testach.
„Istnieje korespondencja od funkcjonariuszy twierdzących, że zmagają się z systemem BRS, należności i niektóre aspekty księgi głównej zostały zgłoszone jako niestabilne. Obawy zostały wyrażone w wyniku wcześniejszych dostosowań; Rachunki płatne i konta nie były włączone, a program nadal otrzymywał żądania zmian. ”
Komentując raport Granta Thorntona, radny Richard Parkins powiedział: „Ten raport jest prawdopodobnie najgorszym, jaki widziałem. Ze wszystkich raportów na moim biurku jest to naprawdę studium przypadku, w jaki sposób nie wdrożyć systemu IT. Decyzja o życiu jest zadziwiająca w przypadku, gdy patrzysz na to, gdzie byliśmy i ile osób siedziało przy stole. ”
Zapytany, czy system został odpowiednio przetestowany przed datą życia, audytor Thomas Foster z Grant Thornton powiedział: „Testy zostały zakończone w wielu obszarach. Płaca została wyróżniona jako kluczowy obszar, ale problem polegał na tym, że testy nie były zakończone i były kluczowe obszary, które nie zostały przetestowane, a być może znajdowały się mniej niż w liście elementów wyróżnionych ryzykiem i dlatego nie skupili się na tym, na którym zasłużyli w tym czasie ”.
W sprawie sprawozdania komisji ds. Komitetu audytu opublikowanego 5 marca stwierdzono, że rada prowadzi program zmian biznesowych oparty na technologii, który wymaga przeszkolenia ludzi i podwyższonych w zakresie korzystania z nowego oprogramowania ERP.
„Rada nie może odbiegać od przyjęcia procesów najlepszych praktyk oferowanych przez oprogramowanie, musi koncentrować się na wypełnieniu projektowania systemu i uzyskiwaniu pełnego zobowiązania wykonawczego”, stwierdził dokument recenzji.
Pozostają problemy z jakością danych
Komisarze powiedzieli również, że pozostają zaniepokojeni odziedziczoną jakością danych, która została załadowana do wdrożenia 2022 i obecne dane o niskiej jakości przechowywane w obecnym systemie.
„Nawet jeśli rada dostarcza dobrze zaprojektowany system i wyposaża użytkowników w szkolenie wymagane do użycia, jeśli jakość danych migrowanych do nowego systemu jest z Zła jakość (Brak, niedokładny, zduplikowany), system ponownie nie będzie działał i zapewni korzyści, których potrzebuje rada ”, ostrzegają komisarze w dokumencie przeglądu. Wezwało Radę do rozwiązania jakości danych przed wdrożeniem.
Na poprzednim posiedzeniu Komitetu Audytu 29 stycznia radny Paul Tilsey zapytał, czy kultura rady zmienia się wokół obszarów takich jak projekt ERP: „Czy uważasz, że istnieją odpowiednie niezależne sposoby zgłaszania ich postępów, aby upewnić się, że jesteśmy na dobrej drodze?”
Potrzeba zmiany kultury w Radzie jest jednym z kluczowych zaleceń, które Thornton podkreślił w swoim raporcie.
Akcje Granta Thorntona, który był audytorem na spotkaniu 29 stycznia, potwierdził obawy Tilseya, że ERP nie może zostać ustalony w krótkim czasie. „Myślę, że najwcześniej jest 26 kwietnia” – powiedział. „Do tego czasu masz operacyjny system finansowy. To zawsze będzie trudne. ”