Pandemia Covid-19 postawiła niezwykłe wymagania przed liderami IT we wszystkich sektorach, ale bardziej niż w większości sektora szkolnictwa wyższego.
W obliczu ogromnych wymagań ze strony dwóch baz użytkowników – pracowników i studentów – liderzy IT na uniwersytetach musieli szybko odejść od normy.
Oprócz 60 pracowników IT, Juliette Atkinson, szef działu IT na Bradford University, musiał zaspokoić potrzeby informatyczne 10 000 studentów i 900 pracowników podczas bezprecedensowego okresu zakłóceń.
W rzeczywistości co najmniej 12 z 18 miesięcy jej pełnienia roli było zdominowanych przez pandemię i spowodowane przez nią zakłócenia.
Zapewnienie pracownikom zaplecza pracy z domu jest wystarczająco trudne, ale uniwersytety muszą zapewnić sprzęt informatyczny i szkolenia wymagane od wykładowców do nauczania, a studentów do uczenia się zdalnie.
Atkinson była na konferencji w lutym ubiegłego roku, kiedy zdała sobie sprawę, że program zmian IT już realizowany na Uniwersytecie Bradford będzie musiał zostać przyspieszony. „Podczas ogólnych rozmów przy lunchu ludzie rozmawiali o Covid i odzwierciedlało to, o czym dyskutowałem na uniwersytecie na temat ciągłości biznesowej” – powiedziała.
Atkinson i jej zespół pracowali nad projektem wspierającym pracę zdalną, ponieważ określiła go już jako przyszły wymóg. „Tradycyjnie przenosiliśmy się z jednego budynku do drugiego, gdybyśmy mieli problem, ale mieliśmy ograniczone możliwości przemieszczania się poza teren zakładu i pracy zdalnej” – powiedziała.
Projekt miał służyć przede wszystkim ludziom technicznym, ale to, co usłyszała Atkinson na konferencji, uświadomiło jej, że uniwersytet musi mieć możliwość przeniesienia pracy poza siedzibę.
„Uderzyło mnie, że gdybyśmy mieli sytuację, w której doszło do pandemii, moglibyśmy mieć poważne problemy z ciągłością biznesową” – powiedziała. „To wywołało rozmowy z kierownictwem wyższego szczebla i zdaliśmy sobie sprawę, że nie jesteśmy w stanie zmusić wszystkich pracowników do pracy zdalnej, nie wspominając o studentach”.
Zgodzili się zbudować zdolność bez względu na to, „nawet gdyby nie doszło do pandemii” i rozpoczęli pracę na kilka tygodni przed pierwszą blokadą. „Do czasu powiadomienia o blokadzie podjęliśmy kroki w celu zapewnienia, że możemy kontynuować pracę” – powiedział Atkinson.
Zespół zbudował trzy platformy, aby umożliwić pracownikom i studentom zdalne łączenie się. Dwa z nich zostały zmontowane przy użyciu Technologia VMware Horizon a trzecia korzysta ze starszej technologii VMware. Jedna platforma była przeznaczona dla pracowników, a dwie ze względu na dużą liczbę użytkowników – dla studentów. „Pozwoliło nam to na połączenie się ze stacjami roboczymi o dużej mocy w kampusie” – powiedziała.
Od projektu do wdrożenia zajęło to zaledwie 10 dni, powiedział Atkinson. „To było ogromne osiągnięcie, ponieważ zaprojektowanie takiej infrastruktury zwykle zajmuje dwa lata” – dodała.
Atkinson powiedział, że największym wyzwaniem jest brak wiedzy o tym, co studenci technologii i pracownicy mają w domu. Utrudniało to zrozumienie, jaki byłby wymóg dotyczący pracy w domu. „Mogliśmy zrobić tylko tyle”, powiedziała. „Na przykład moglibyśmy dać komuś dostęp do sieci i laptopa, ale nie możemy zmieniać domowego łącza szerokopasmowego, aby urządzenia obsługiwały wszystko, czego potrzebują”.
Pojawiły się również wyzwania związane z zapewnieniem ludziom odpowiednich urządzeń do łączenia się z nowymi sieciami.
Około 400 laptopów musiało zostać pozyskanych dla personelu, a następnie zainstalowanych z odpowiednim oprogramowaniem, ale to był dopiero początek, a zapotrzebowanie studentów na urządzenia do podłączenia było bardzo wysokie. „Mamy bardzo duży odsetek osób znajdujących się w złej sytuacji społeczno-ekonomicznej, dlatego udostępniamy studentom wiele urządzeń poza kampusem” – powiedział Atkinson.
Dział IT był w stanie natychmiast rozdać 80 laptopów, które już posiadał, ale zdał sobie sprawę, że to nie wystarczy, ponieważ studenci bez odpowiedniego sprzętu stawali się trudni. „Słyszeliśmy historie, że niektórzy studenci próbowali pisać rozprawy i chodzić na wykłady przez telefony komórkowe” – powiedział Atkinson.
„Musieliśmy dość szybko wprowadzić coś innego i kluczowym projektem było dla nas udanie się do rady dyrektorów uniwersytetu i poproszenie o przyznanie pieniędzy na wspieranie studentów, którzy nie mogli się połączyć. Byli bardzo pomocni i otrzymali pół miliona funtów ”.
Sama wielkość pandemii wiązała się z wyzwaniami na każdym kroku. Kiedy na przykład uniwersytet zamawiał duże zamówienia na laptopy dla studentów, wkrótce napotkał problem związany z zakłóceniami, jakie pandemia spowodowała w globalnym łańcuchu dostaw.
Atkinson rozmawiał bezpośrednio z kierownictwem dostawcy Lenovo i wyjaśnił, że nie tylko ponad połowa studentów uniwersytetu pochodzi ze środowisk o niskich dochodach, ale także pewna liczba studentów każdego roku odchodzi z opieki, potencjalnie bez urządzeń. W rezultacie uniwersytet został potraktowany priorytetowo przez Lenovo.
Jednak trwało to jeszcze kilka miesięcy z powodu braku części w Chinach i ogromnego popytu, w tym ogromnych zamówień od rządu Wielkiej Brytanii.
Atkinson zastanawiał się nad dotychczasowymi wyzwaniami i powiedział, że uniwersytety spotkały się z niesprawiedliwą krytyką dotyczącą sposobu, w jaki radzą sobie z reakcją na pandemię. „Na uniwersytetach pojawiło się wiele negatywnych opinii na temat poziomu opieki nad studentami, ale nie widzę tego tutaj” – powiedziała.
Ale jednego jest pewna – pandemia zmieni sposób funkcjonowania uniwersytetów w przyszłości. „Zmieni się całe środowisko pracy na uniwersytetach” – powiedziała. „Musieliśmy całkowicie skoncentrować się na elastycznym podejściu do pracy.
„Szliśmy w tym kierunku, ale Covid miał na myśli, że musimy to zrobić szybko i nie sądzę, żebyśmy kiedykolwiek wrócili do pracy w biurze przez pięć dni”.
Atkinson powiedziała, że obecnie pisze pięcioletnią strategię i po części jest to sposób, w jaki uniwersytet rozwija elastyczne środowisko pracy. „Strategia uniwersytetu nigdy nie odejdzie od wykładów bezpośrednich i indywidualnych spotkań z wykładowcami, a to zawsze będzie stanowić dużą część edukacji” – dodała.