W ciągu zaledwie kilku tygodni Dom Firm wprowadzi w życie jedną z najważniejszych w swojej historii zmian w zakresie weryfikacji tożsamości. Od 18 listopadakażdy dyrektor firmy lub osoba sprawująca znaczącą kontrolę (PSC) będzie zobowiązana do zweryfikowania swojej tożsamości bezpośrednio w Companies House lub za pośrednictwem autoryzowanego dostawcy usług korporacyjnych (ACSP).
Jeżeli którykolwiek z sześciu milionów zarejestrowanych dyrektorów w Wielkiej Brytanii nie zastosuje się do tych zmian, może spotkać się z ograniczeniami operacyjnymi i karami finansowymi. Wpływ nowych zasad będzie szczególnie wyraźny dla ACSP – firm lub osób fizycznych, które są upoważnione do weryfikacji tożsamości swoich klientów w Companies House. Księgowi, radcy prawni i inne firmy wspierające dyrektorów staną w obliczu wzrostu liczby kontroli tożsamości i będą potrzebować narzędzi do skutecznej obsługi klientów, przy jednoczesnym dalszym przestrzeganiu przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML).
Nie ma co ukrywać, że ryzyko niezaprowadzenia domów w związku ze zmianami będzie uciążliwe; Izba Spółek może nakładać kary finansowe, odrzucać zgłoszenia i dyskwalifikować dyrektorów za nieprzestrzeganie przepisów.
Istniejącym dyrektorom lub PSC przysługuje odrobina łaski w postaci 12-miesięcznego okresu przejściowego. Nie będą jednak mogli przedłożyć rocznego oświadczenia potwierdzającego w tym okresie, dopóki wszyscy dyrektorzy i PSC nie zostaną zweryfikowani. Co najważniejsze, nowi dyrektorzy będą musieli zweryfikować swoją tożsamość po upływie terminu. Tak wyłaniającym się terminom może towarzyszyć poczucie lęku: „I tak już jest za późno, żeby cokolwiek ustalać?”
Jednak wciąż jest czas. Na razie procesy ręczne mogą wypełnić lukę do czasu wybrania i wdrożenia właściwej technologii identyfikacji i weryfikacji (IDV). Ale nie chcesz pedałować do tyłu. Bez technologii proces ręcznej weryfikacji napływu tożsamości będzie zbyt skomplikowany. I dlatego popyt na cyfrowe platformy IDV prawdopodobnie gwałtownie wzrośnie.
Nadchodzi nowa era weryfikacji tożsamości, która podąża za rosnącym trendem wzmacniania procesów IDV.
Nowy świt weryfikacji tożsamości
Zmiany te wchodzą w zakres strategii parasolowej rządu mającej na celu zwalczanie oszustw i przestępstw finansowych. W 2023 r. do brytyjskiego prawa spółek wprowadzono IDV, które nadało Companies House nowe uprawnienia w zakresie zwalczania przestępczości gospodarczej.
Docelowo Companies House będzie miała dokładniejszy nadzór nad tym, kto tworzy i kontroluje spółki w Wielkiej Brytanii. Dla samych firm zapewni to większą przejrzystość i umożliwi zespołom ds. zgodności skuteczniejsze prowadzenie procesów, takich jak należyta staranność wobec klienta i przeciwdziałanie praniu pieniędzy.
Choć dyrektorzy mogą sami się weryfikować, ACSP zapewniają indywidualnym osobom łatwiejszy sposób na spełnienie wymagań. I – mimo wszystkich dobrych intencji – dany pojawiły się znaki zapytania ponad bezpieczeństwem GOV.UK One Login, potencjalnie oferują one również bezpieczniejszy sposób.
Rola dostawców usług ACSP
Ze względu na zbliżający się termin dostawcy usług ACSP będą musieli wykonać niezbędne kroki IDV. Obejmuje to gromadzenie, weryfikację i prowadzenie rejestru danych od klientów, a następnie rejestrację ich w Companies House. W szczególności istnieją dwa kluczowe etapy weryfikacji. Pierwsza polega na sprawdzeniu autentyczności dostarczonego dowodu. Drugie polega na sprawdzeniu, po pierwsze, czy tożsamość jest autentyczna, a po drugie, czy należy do osoby, która się za nią podaje.
Zdecydowanie możliwe i akceptowalne jest zrobienie tego osobiście, zwłaszcza jeśli dostawcy usług ACSP nie mają jeszcze wdrożonej technologii. Znajdą się też klienci, którzy będą chcieli to zrobić – nie ma w tym nic złego. Wymaga to jednak od ACSP ręcznego kontaktowania się ze wszystkimi swoimi klientami, gromadzenia dokumentów tożsamości, a następnie ich weryfikacji, a także udowodnienia Companies House, że posiada personel przeszkolony do wykonywania tego procesu osobiście.
Oto pułapka związana z podejściem ręcznym: gdy tylko upłynie termin, szybko mogą narosnąć zaległości. Im więcej ręcznych kontroli jest wymaganych, tym więcej czasu i energii poświęca się na weryfikację tożsamości. Pozostawia to większe pole do błędów, nieprzestrzegania zasad i opóźnień w obsłudze klientów, a to naraża firmy na rosnące koszty i utratę reputacji.
Inną opcją jest jednak zastosowanie technologii IDV.
Na co zwrócić uwagę w rozwiązaniach IDV
Termin nie oznacza tylko zbliżającego się wzrostu aktywności IDV dla dostawców ACSP – muszą oni również spełnić istniejące przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy. Zapewnienie zgodności jest już czynnością złożoną i czasochłonną, co jeszcze bardziej zwiększa atrakcyjność korzystania z cyfrowych rozwiązań IDV. Ale na jakie kluczowe funkcje należy zwrócić uwagę?
Priorytetem numer jeden jest poszukiwanie technologii IDV dostarczanej przez certyfikowanego IDSP – w przeciwnym razie technologia ta nie zostanie zatwierdzona do wykonywania procesu IDV. Ponieważ pozostały tygodnie, kluczowe znaczenie ma również szybkie wdrożenie – platformy muszą skutecznie integrować się z istniejącymi systemami biznesowymi.
Dostawcy technologii będą świadomi nowych przepisów, łącząc nowe zasady Companies House z istniejącymi przepisami AML, aby pomóc usprawnić proces zapewniania zgodności. Na przykład, biorąc pod uwagę, że dostawcy usług ACSP muszą skontaktować się z całą bazą klientów, funkcje takie jak „zaproszenia zbiorcze” mogą umożliwić im automatyczne skontaktowanie się z każdym dyrektorem z prośbą o weryfikację za jednym razem. Chcesz także mieć możliwość łatwego korygowania fałszywych alarmów ze względu na napływ potrzebnych kontroli IDV.
Mówiąc szerzej, rozwiązania powinny obejmować takie funkcje, jak rozpoznawanie biometryczne twarzy, technologię NFC (do odczytu chipów w paszportach) oraz integrację z publicznymi bazami danych, takimi jak wykazy sankcji. Oznacza to, że dostawcy usług ACSP mogą przeprowadzać kontrole IDV równolegle z zadaniami związanymi z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy. Ta funkcja podwójnej zgodności ograniczy wszelkie zakłócenia w działaniu, jednocześnie zmniejszając obciążenie administratorów i koszty nowych zmian.
Czas zweryfikować
Ponieważ ostateczny termin wkrótce upadnie, dyrektorzy i dostawcy usług ACSP muszą podjąć działania. Dyrektorzy muszą jedynie zwrócić uwagę na proste ostrzeżenie: dokonaj weryfikacji teraz, aby zminimalizować ryzyko niezgodności. W przypadku dostawców usług ACSP jest jeszcze więcej do rozważenia. Muszą znaleźć złoty środek pomiędzy zarządzaniem napływem kontroli IDV przy jednoczesnym utrzymaniu istniejących procesów AML.
Chociaż procesy ręczne mogą wystarczyć, najlepszym sposobem na uporządkowanie domu jest przyjęcie odpowiednich cyfrowych rozwiązań IDV. Wraz z wprowadzeniem zmian w Companies House, osoby korzystające z technologii będą w stanie bezproblemowo weryfikować tożsamość swoich klientów, minimalizując jednocześnie własne ryzyko operacyjne i związane z przestrzeganiem przepisów.
Działając już teraz, korzystając z rozwiązań zaprojektowanych dokładnie pod kątem tych zmian, firmy nie muszą obawiać się zbliżającego się terminu.
Tim Barnett jest dyrektorem generalnym Technologie Credas